「働き方改革」が声高に叫ばれるいま、長時間労働の見直しやフレックスタイムの導入など、自由な働き方を推奨することが日本では求められています。

しかしこの理想とは裏腹に、働き方をがらっと変えるのは難しいもの。特に法人営業のチームはアナログな方法を変えられていないことが多く、柔軟な働き方ができない方がたくさんいます。

そこで今回は「営業チームのコミュニケーション」という一面を切り取って、課題を解決するツールをご紹介していきます。

営業チームのコミュニケーション：ふつうの場合／イケてる場合

さっそく、営業チームのコミュニケーションにおいて、どこに問題があるのかを明らかにしていきます。

2人の男性、どちらも営業5年目で、営業チームのリーダー。彼らの何が違うのでしょうか？ふつうの営業パーソン「A」と、最新ツールも使いこなすイケてる営業パーソン「B」の朝、昼、夜を切り取って考えてみましょう。

【朝：営業チームの会議にて】
営業チームのコミュニケーション：営業チームの会議にて

【昼：商談のための外出の道中にて】
営業チームのコミュニケーション：商談のための外出の道中にて

【夜：1日の進捗管理の場面にて】
営業チームのコミュニケーション：1日の進捗管理の場面にて

解決すべき課題って？

AさんとBさんの「営業会議」、「外出中の連絡」、「進捗管理」という3つの場面を見てみました。では、いったいどこが課題だったのでしょうか？

①朝の営業チームの会議にて：対面限定の会議
Aさんは、出張のメンバーがいてもそのまま対面での会議を行っていたのに対し、Bさんはリアルタイムの情報共有をすることができました。
ひとつ目の課題は「会議」の方法です。「対面で会議をする」という手段しか無いと、会議に出席できないときには情報共有が遅れてしまいます。さらに、Aさんは情報共有をするという業務が増えてしまいました。
②外出の道中にて：返事が遅いメール
Aさんのメールボックスには大量のメールが溜まっていそうでしたよね。これに対し、落ち着いて連絡を行っていたBさん。
二つ目の課題は、チーム内での「連絡」の方法です。メールボックスには、社内のメールやお客様からのメール、メルマガなどたくさんのメールが届きます。たくさんメールが届けば届くほど、処理に時間がかかり返事が遅くなってしまうもの。緊急性の高い重要なメールを見落としてしまったり、社内のメールが後回しになってしまったりする可能性が高くなります。
③夜の進捗管理にて：可視化できていない進捗と商談内容
Aさんは後輩の具体的な営業の様子を確認できませんでした。これに対してBさんは、進捗にと商談内容を確認し、具体的な施策まで考えることができていました。
三つ目の課題は、「進捗管理」です。指導の面でも、チームの管理の面でも「数」の報告だけでは情報不足。営業活動についてはどのような見込み顧客に、どのような内容の提案をして結果どうなったのか、またヒアリングの内容なども知りたいですよね。

コミュニケーションを最適化する3つのツール

Bさんは、一体どのようなツールを使用してそれぞれの場面でコミュニケーションをとっていたのでしょうか？3つのツールと、それぞれの概要と、実際どのようなサービスがあるのかをご紹介していきます。

1.Web会議

Web会議とは、資料などを共有するための機能に、音声や映像、チャットなどのコミュニケーション機能を加えた、コミュニケーションツールのことです。混同されやすいのが、TV会議。TV会議が遠隔地を映像でつなぐことを主な目的とするのに対して、Web会議は資料の共有など、「共同作業」をすることが目的となる点が大きく違います。

Web会議と対面の会議は使い分けが重要です。例えば、上席の方がいらっしゃる会議やプレゼンテーションなどは、対面のほうが良いですよね。しかし遠隔地の人とやり取りする場合にはWeb会議を使うとより円滑なコミュニケーションをとることができます。

簡単にWeb会議のメリットをまとめてみましょう。

メリット
  • ・遠距離に居る相手とも、リアルタイムでコミュニケーションが取れる
  • ・場所を問わず開催できるので、時間を効率的に使うことができる
  • ・商談のために訪問する際の移動の時間、費用を削減できる

次に、Web会議のツールで無料と有料のものをご紹介します。

【ツール】

2.ビジネスチャット

ビジネスチャットとは、社内のコミュニケーションを迅速に行うためのチャットツールです。大きな特徴としては「リアルタイム性」を実現したことが挙げられます。PUSH通知機能や、メンバーがオンラインかどうかがわかる機能あり、早い返答が期待できるツールです。

他にも、メールと比較すると以下のような点がメリットとして挙げることができます。

メリット
  • ・CC、BCCのミスが防げる
  • ・迷惑メールが来ない
  • ・添付ファイルのやり取りが簡単
  • ・スレッドを立てられるので、過去のやり取りを振り返るのが簡単
  • ・グループが作成できるので、チームでのやり取りも簡単

ビジネスチャットで、普及している3つのツールが以下になります。

【ツール】

3.SFA（Sales Force Automation：セールス・フォース・オートメーション）

SFAを直訳すると「営業支援システム」です。SFAでは、見込み顧客から既存顧客まで、営業活動に関連する情報を管理することができます。例えば、過去商談の履歴や、現在進行中の案件の進捗状況、ヒアリングの内容、今後のスケジュールなどを共有することができるのです。

SFAを使用するメリットは、まとめると以下の点が挙げられます。

メリット
  • ・見込み顧客を「選択」し「集中」的に営業活動をすることで営業を効率化できる
  • ・営業情報やノウハウを蓄積することで資産化できる

代表的なサービスには以下のようなものがあります。

【ツール】

さいごに

法人営業のチームに、いま求められているコミュニケーションの変化を感じていただけましたか？

特に営業パーソンは外出が多く、円滑なコミュニケーションをとることが難しいものです。たしかに働き方をすぐに変えることは難しいですが、ツールを導入することで解決できる課題もたくさんあります。ぜひ営業チームのコミュニケーションをもっと柔軟で自由なものにしていってくださいね。