オプトイン・オプトアウトとは？メールマーケディングで法律違反を予防する必須知識

メールマーケティングの基本である、「オプトイン」と「オプトアウト」。正しく理解していないと、知らないうちに法律違反となってしまうこともあります。そこでこの記事では、「オプトイン」と「オプトアウト」の違いや、守らなくてはいけない項目について解説していきます。

オプトイン・オプトアウトとは？

メールマーケティングを行う際、必ず必要になるのがオプトインの取得です。ここでは、オプトインとオプトアウトについてご説明します。

オプトインとは

メールマーケティングにおけるオプトインとは、メール配信を行う送信先に対し、事前に配信許可を取得することです。メールマーケティングを行う際、このオプトインを取得していない相手に対してメールを配信することはできません。

オプトアウトとは

受信者がメール配信許可を行うオプトインに対し、オプトアウトとは、受信者がメールの配信停止を行うことです。一度オプトインを取得していても、オプトアウトされた場合は、メールを配信することができなくなります。

オプトイン取得方法

ここでは、どのような方法でオプトインが取得できるのか解説していきます。

・個人情報取扱いに関する同意文に含める

自社のWebサイト上のお問い合わせページや、資料請求時のプライバシーポリシーに関する同意文の中に、メール配信についての同意を含める方法です。
必要項目の中に「メール配信に同意」などの項目を設置し、チェックしてもらうことでオプトインを取得することができます。

・メルマガ購読フォームの設置

メルマガ配信の登録フォームなどから、ユーザー自らが配信を希望することでオプトインを取得できます。
ユーザーに「オプトインを許可した」ということを認識してもらえるよう、わかりやすい表記にすることが重要です。そのためチェック欄はページ下部の設置を避けることや、チェック欄に自らチェックを入れてもらうような形式にしましょう。

法律違反にならないために

メールマーケティングは、迷惑メールの送信を規制するための法律である「特定電子メール法」の対象となります。ここでは、法律違反とならないよう、違反事項について確認しておきましょう。

違反事項1.オプトインなしのメール配信

これまでに説明した様に、オプトインを取得していない相手に対してのメール配信は違法となります。必ずオプトイン取得したユーザーにのみ配信を行いましょう。

違反事項2.架空・なりすましアドレスからのメール配信

架空のメールアドレスや、送信者を偽ったなりすましメールは違法です。送信者は必ず自社のメールアドレスを使用してメール配信を行いましょう。

違反事項3.オプトアウトを無視したメール配信

ユーザーが配信停止の手続きをしたにもかかわらず、メール配信を続けることは違法です。配信停止手続き後、すぐにメール配信を止めることができない場合はその旨も記載しておきましょう。

メール配信時に記載すべき項目

メールマーケティングを行う上で、迷惑メールと判断されないためにも、不信感を与えないメールである必要があります。そのためにも記載すべき項目についてご紹介していきます。

1.メール送信者の表示義務

広告・宣伝メールを配信を行う際には、送信者側に下記の表示の義務があります。これらの項目は、特定電子メール法で定められているので、必ず記載しましょう。

2.アドレスの取得方法

ユーザーのメールアドレスをどこで取得したか記載しましょう。
資料請求ページなどでオプトインを取得した場合は、ユーザーが許可したことを忘れている場合も多くあります。どこでメール配信の許可をしたのか明記することで不信感をなくし、迷惑メールと判断されないようにすることで、クレーム対策にもつながります。

3.オプトアウトの方法

一度オプトインを取得したアドレスでも、ユーザーが後に必要のない配信と判断したとき、配信停止が行える旨と、配信解除用URLを記載します。オプトアウトの方法は、個人情報などの入力は求めず、ユーザーが簡単に解除できる方法にしましょう。

オプトインが必要ない場合とは

メール配信の際に、必ず取得の必要があるオプトインですが、その例外もあります。ここでは、どのような場合オプトインが不要なのか解説していきます。

・名刺をもらっている

以前に交換した名刺にメールアドレスが記載されている場合は、オプトインを取得せずにメールを配信することができます。しかし突然メールが届くことは、不信感につながりかねないので、名刺交換させていただいた方宛に配信していることを記載しておくのが良いでしょう。

・自社との取引がある

自社と取引がある相手に対し、契約や取引内容のメールに広告が付随する場合は、オプトインを取得せずにメールを配信することができます。

・Web上にアドレスが記載されている

自社サイトなどにメールアドレスが記載されている場合は、オプトインを取得せずにメールを配信することができます。しかし、アドレスが記載されているWeb上に、広告や宣伝のメールは受け取らないなどの記載がある場合には配信することができません。

適切な方法でオプトインを取得しよう

適切な方法でオプトインを取得し、メール配信を行うことが、顧客との信頼関係を築くことにつながり、効果的なメールマーケティングとなります。そのためにも、今一度自社のオプトイン取得方法を確認してみましょう。顧客自らがオプトインに同意してくれる、ユーザーにとって親切でわかりやすいフォーム設置を行うことが重要です。

まとめ

いかがでしたでしょうか。メールマーケティングにおいて、法律違反とならないためにオプトインとオプトアウトについて正しく理解しておくことが必要です。
せっかく配信しているメールが迷惑メールと判断されないためにも、ユーザーに寄り添ったオプトイン取得を行い、効果的なメールマーケティングにしていきましょう。