【知らないと恥？】ライティング時に押さえておきたい3つのこと
ビジネスの現場において、会話や文章で意見を伝える機会は多いものです。
会話では相手と対面しているため、思いやニュアンスも伝わりますが、文章ではなかなかそうはいかないもの。相手に言いたいこと、伝えたいことが伝わらずに損をしていませんか？また、文章を書いていても、しっくりこないまま時間だけ過ぎていたという経験があると思います。
何を意識したら文章力が上がるのか、相手に物事を簡潔に伝えられるのか。本記事では、そのライティング方法をご紹介したいと思います。
ライティング力がないことで陥る課題
NG例を見ていてドキッとする箇所はあったでしょうか？もしそういった書き方をしているとしたら、早急に対策を打つ必要があります。
ライティング力はあれば良いとは思いますが、なくても苦労しないのでは...？と思う方もいるかもしれません。では次は、伝わらない文章を書くことで陥る課題をご紹介します。
- ▼ 相手に言いたいことを伝える工数が増え、コミュニケーションに時間がかかる
- 文章を書くたびに説明をしていては、お互いの仕事が進まず関係が悪化...なんてことがあります。
- ▼ 説得力を持って人に伝えることができないので、チャンスを失う可能性がある
- ライティング力がないことでチャンスが回ってこない...なんてことは避けたいですよね。
- ▼ 意図とは異なることを相手に捉えられる可能性が高い
- 言いたいことを文章に落とし込めていないと相手に誤解を招く可能性があります。ライティング力がないことでチャンスを失っている可能性はありませんか？
毎日のメール、提案書などの小さなコミュニケーションに、相手の信頼を下げている要因があるとしたら解消したいですよね。
こんな文章は嫌だ！NGな書き方例
本や手紙などといった文章には、誰しも気づかずについている癖があります。自分が書いた文章のフィードバックを受けたり、悪い例に触れたりしないと、伝わらない文章には気づきにくいものです。
次は「こんな書き方は嫌だ！」と題して、よくあるライティングの間違い例から自分の文章を見直してみましょう。
こんな書き方は嫌だ！①結論を最後に持ってくる
- 悪い例：
- 「お疲れ様です。今朝は早起きしていつもより15分早く家を出ましたが、途中で財布を忘れたことに気づき家に戻りました。頑張って走ったのですが、電車に乗り遅れてしまいました。そのため、出社が15分ほど遅れます。」
よくありそうな例文ですね。特に、頑張ったことやまずいことがあったときに陥りがちです。苦労や過程をわかってほしいがゆえに、こういった文章になるのでしょう。
結論を先行させることを徹底して、相手に簡潔に物事を伝えましょう。
読みやすくライティング！：
「お疲れ様です。出社が15分ほど遅れます。忘れ物をして家に戻りました。」
こんな書き方は嫌だ！②一文が長い
- 悪い例：
- 「今日は待ちに待った注文した商品が届く日なのだが、雪の影響で輸送が遅れているらしく今日中には届かないかもしれないので、友人を招待して食事をすることも延期になりそうだ。」
長いですね。あえて区切らずにやっているのかと思うくらい長いです。これでは、最終的な主張の効果が薄れてしまいます。たとえ良い文章でも読みたくなくなり、文章の価値が下がってしまいます。
読みやすい文章は長くても一文40字程度。特に強調したい点は短い文章にし、読みやすさを意識しましょう。
読みやすくライティング！：
「今日は待ちに待った注文した商品が届く日だ。しかし雪の影響で輸送が遅れているらしく、今日中に届かないかもしれない。そのため友人を招待して食事をすることも延期になりそうだ。」
こんな書き方は嫌だ！③「の」の多用
- 悪い例：
- 「明日の13時からの会議の資料の保管しているフォルダの管理者は誰ですか？」
少しオーバーに書きましたが、意識しないと犯しがちな「の」の多用です。
人から文章をフィードバックしてもらう際に気づくことが多いです。私も、先日提出した資料にこのミスがあり、指摘されました。長い文章を書くときは、特に気をつけましょう。また、「こと」や「として」も同様に気をつけてください。
読みやすくライティング！：
「明日の13時からの会議資料が保管してあるフォルダは誰が管理していますか？」
こんな書き方は嫌だ！④文末が毎回同じ
- 悪い例：
- 「私が入社を決めた理由は人です。温かみのある人が多く、ここなら力を最大限発揮できると思ったからです。入社後は誰よりも努力し頑張りたいです。」
文末に「です」の連発パターン。気持ちがあるのはわかりましたが、もう少し賢い文章を使いたいですね。商品説明のような、端的に説明するときに陥りやすいので、意識しましょう。文章にリズムをもたせたほうが、読み手側も読みやすくなります。
読みやすくライティング！：
「私が入社を決めた理由は人です。温かみのある人が多く、ここなら力を最大限発揮できると思いました。入社後は誰よりも努力し頑張りたいと思います。」
こんな書き方は嫌だ！⑤読点の使い方
- 悪い例：
- 「今日の、天気は、晴れだと聞いていたが、予想に反して雨が降ってきたことに対して一番驚いたのは、私だ。」
読点の使い方ひとつでも、読み方が変わってきます。
不要に読点で区切ることやなさすぎる読点は、読むことを億劫にします。読みやすい書き方や、文章の区切り、主張を整理して文章を書きましょう。
読みやすくライティング！：
「今日の天気は晴れだと聞いていたが、予想に反して雨が降ってきたことに対して一番驚いたのは私だ。」
NG例を見ていてドキッとする箇所はあったでしょうか？ もしそういった書き方をしているとしたら、早急に対策を打つ必要があります。
ライティング力があがるとこんなメリットが！
次に、ライティング力が上がった際のメリットをいくつか厳選してご紹介します。
- ● コミュニケーションストレス減少
- 言いたいことが伝わりやすくなれば、お互いに余計なコミュニケーションストレスを感じなくて済みます。
- ● 提案力が高まる
- 文章に説得力が増し、相手に納得をしてもらいやすくなります。商談の場合、その提案が通る可能性も高まるでしょう。
- ● 論理的思考力を鍛えることができる
- まとまった文章を作成するときには、頭の中で論理的思考力を使って文章構造を作り上げています。そのため、文章を書き続けることででと自然と論理的思考力が高まるのです。ビジネスの場においては、この論理的思考力は必要不可欠といえます。ぜひ文章力を上げて、周りから一目置かれるビジネスパーソンになりましょう。
ぜひ文章力を上げて、周りから一目置かれるビジネスパーソンになりましょう。
ライティング力を高める３つの方法
ライティング力を高めるために具体的に何をすればいいのかわからない人に対して、練習方法を３つご紹介します。
とにかくたくさん書く
やはり、何ごともまずは数です。誰しも最初からいい文章は書けません。書いているうちに、自分の書き方の癖や苦手な文章が見えてくると思います。また、スムーズにペンが動くときがどんなときなのかも見えてくるはずです。
書きやすかったときとそうでないときを客観的に比較し、良い点と悪い点を図に整理するだけでも、ライティング力向上の鍵になります。提案書やメールを書く機会を積極的に利用しましょう。
いい文章を真似る
自己流で完結してしまうと、次のステップに進むのは難しいです。
インターネットの記事やブログ、本を参考に、「読みやすい文章はどういう文章か？」「逆に、読みにくい文章はどういう文章か？」をそれぞれピックアップして整理し、真似してみましょう。
上手い人にフィードバックしてもらう
文章を書いたときは第三者に見てもらいましょう。1人よりも3人などの複数人に見てもらうほうが効果的です。気になった点、こうしたほうがいいという部分を是非赤ペンでチェックしてもらいましょう。
ライティング力がある人は、それだけたくさんの文章を読み書きしてきています。ノウハウを吸収してスキル向上に役立てしましょう。
さぁ書いてみよう！
いかがでしたでしょうか？最近はインターネットの普及によって、個人が意思を表明できる時代になってきました。
文章構成が上手い人もいればそうでない人もいます。ライティング力がない人ほど、ブログやSNSを活用して練習してみると良いと思います。SNSは知人も多く気が引ける、という人は、匿名で個人ブログを書いてみてはいかがでしょうか？
いい文章を書いているときは、筆が乗ってきて自然とペンが進みます。そういう快感を常に味わって文章が書けたら幸せですよね。
この記事を通して、楽しく文章が書けるようになっていただけたら幸いです。
これを読んでもっとUrumo！
この記事を読んだあなたに、さらにステップアップできる記事をご紹介します。
