事前準備で効率的なテレアポに！テレアポを成功に導く6つのコツを紹介
「毎日何件もかけているのにアポが取れない」とテレアポがうまくいかず、お悩みの方も多いのではないでしょうか。この記事では、テレアポ成功のために欠かせない事前準備や、かけ方のコツについてご紹介していきます。
テレアポ前の事前準備
手当たり次第に電話をかけるテレアポではアポの獲得は難しく、効率的ではありません。テレアポを行う際には、事前の準備が成功の秘訣となります。ここでは、テレアポを始める際にするべき事前準備についてご紹介します。
事前調査
無作為に電話をかけていては、アポ獲得数の増加は見込めません。
テレアポは、自社の商品やサービスを購入してくれるであろう見込み顧客に対して行いますが、そのためにはまず、自社の顧客になり得るターゲットを明確にすることから始めます。
始めに、対象となる業種の絞り込みをします。絞り込んだ情報から対象となる企業リストを購入するほか、自社のWebサイトに訪問してきた企業など、購入を検討してくれる可能性の高い顧客をリスト化します。
トークスクリプトの作成
テレアポを行う際には、事前にトークの流れや展開を想定したトークスクリプトを作成します。自分が話す内容だけでなく、相手の反応に対する受け答えのパターンも用意しておきましょう。
トークスクリプトがあることで、気持ちに余裕を持って会話を進めることができます。落ち着いたトーンで会話をすることは、相手に安心感を与えることにつながります。
基本的なテレアポの流れ
トークスクリプトを作る際の基本ともなるテレアポの流れを確認しておきましょう。
挨拶・自己紹介
第一印象となる最初の挨拶や名乗りは、明るく丁寧に行い、相手に安心感と信頼感を与えることが重要です。挨拶は堅苦しくなりすぎず、自己紹介では自らの会社と名前をはっきりと伝え、誰からかかってきた電話なのかしっかりと伝わるようにしましょう。
導入
次になぜ電話をかけたのか要件を明確に伝えます。この導入では、商品の説明をするのでなく「◯◯の新しいサービスのご提案です」など端的に相手に興味をもってもらえる内容を伝えましょう。ここで相手を引きつけることができるかどうかが断られるか、話を聞いてもらえるかを左右する重要なポイントとなります。
本題
ここまで話すことができたら本題に入ります。本題ではサービスの概要・相手のメリットとなる内容を伝えましょう。 こちらが話したいセールストークをするのではなく、相手にとってのメリットを伝えることが重要です。伝えたいことを必要最低限のみに絞り、相手に興味をもってもらうことを意識しましょう。
クロージング
最後にテレアポの目的であるアポイントの獲得に進みます。
このとき、「ご都合の良い日はございますか」といったように相手に委ねるのではなく、こちらから日時を提示することがポイントです。「〇日か〇日でしたら、どちらがご都合よろしいでしょうか」のように少ない選択肢の中から明確な提案をしましょう。また相手の興味関心が高いうちに、できるだけ近い日程でアポ日を設定することも重要です。
押さえておきたい6つのコツ
ここでは、テレアポを成功させるために押さえておきたい6つのコツについて見ていきましょう。
1.声量・トーン
話の内容が重要であることはもちろんですが、話を聞いてもらうためには声量やトーンも重要なポイントとなります。テレアポでは明るく、ハキハキと話すことで相手に良い印象を与えることができますが、いかにも営業電話のように感じられてしまい、逆効果になることもあります。明るく話すことは大切ですが、落ち着いたトーンを心がけましょう。
2.簡潔に説明する
「自社の商品やサービスについて詳しく知ってもらいたい」と長々と説明してしまうのは、相手にとって不信感につながり兼ねません。テレアポでは、伝えたい情報を必要最低限にしぼり、簡潔な説明を心がけることがポイントです。相手に「もっと詳しく聞いてみたい」と思ってもらえるような話し方を意識しましょう。
3.沈黙を恐れない
沈黙は、相手が真剣に検討している時間と言えます。断られる間を作らないようにとむやみに会話を続けるのではなく、相手のペースに合わせ考えが整理されるのを待ち、焦らずに対応しましょう。
4.セールス感をなくす
テレアポでは、できるだけセールス感や押し売り感のない言葉を選ぶことも大切です。「ご案内」や「販売」という言葉に対してネガティブな感情を抱く人も多いため、「ご確認」や「ご提案」といった言葉に言い換えてみましょう。5.メリットの打ち出し
自社の商品やサービスの良さを伝える際に、「多くのお客様からご好評いただいております」といった主観的な表現は、セールス感が強くなるため使わないようにしましょう。信頼を得るためにも、相手にとってのメリットとなる内容を客観的なデータに基づいて伝えることが大切です。
6.テレアポをかけるタイミング
時間を取ってゆっくり話を聞いてもらうことができればアポ獲得率の向上につながるかもしれません。そのためにも、担当者が忙しい時間を避けて電話をかけることも大切です。一般的に午前中は朝礼や会議があることが多く、午後は外回りの可能性もあります。そのため夕方から退勤時間あたりにかけてみましょう。
テレアポを成功させるには
テレアポの成功には、相手に安心感を与え、信頼して話を聞いてもらうことが重要となります。そのためにもまずは、相手のことを事前にしっかりと調べ、相手にとってメリットとなる内容をトークスクリプトに落とし込み、準備しておきましょう。
また、テレアポの質を高めるためにも、毎回結果を振り返り、トークスクリプトをより良いものへとブラッシュアップしていくことも大切です。
まとめ
いかがでしたでしょうか。テレアポの成功に必要な事前準備と、コツをご紹介しました。これまで行ってきたテレアポがなかなかうまくいかなかったという方は、ぜひ試してみてください。
しかし営業電話であるテレアポで、快く話を聞いてくれる人はそう多くありません。「断られて当たり前」と割り切った気持ちで取り組みましょう。
