営業電話のかけ方と失敗しないコツを徹底解説！
営業電話は、新規顧客を開拓するために行う営業手法の一つです。これまでに取引のない企業に電話をかけ、商談などのアポイントを取り付ける目的があります。
しかし実際には断られることも多い営業電話において、モチベーションが保てないとお悩みの方も多いのではないでしょうか。そこでこの記事では、営業電話の成功率を高めるための事前準備や、マナー、かけ方のコツについて詳しく解説していきます。
営業電話前の事前準備
営業電話の成功率を高めるためにも、営業電話前にはしっかりと事前準備を行いましょう。ここでは、5つの事前準備について解説していきます。
電話する目的を決めておく
営業電話では、電話する目的をあらかじめ定めておくことで、どのようなトークをすればよいか判断することができます。
例えば、アポイントの獲得をゴールとする場合、まだ商品の売り込みは行いません。初回の電話で詳細を話しすぎると、その場で判断をされ、断られる可能性も高まります。相手に「もっと詳しく話を聞いてみたい」と思ってもらうことでアポ獲得へとつながるのです。
架電リストを作成する
営業電話を行う際は、事前に架電リストを作成しておきましょう。架電リストに沿って電話をかけることでスムーズに電話をかけることができます。また質の高い架電リストを作成しておくことで、アポ獲得率を高められるほか、より多くの営業先に電話をかけることができます。
そのためにはまず、自社の顧客になり得る業種やターゲットの絞り込みを行い、絞り込んだ情報から対象となる企業リストを購入するほか、自社のWebサイトに訪問してきた企業など、購入を検討してくれる可能性の高い顧客をリスト化しておくことが重要です。
相手企業の情報を下調べしておく
電話をかける相手企業の情報を、事前に下調べしておくことも重要です。企業名はもちろん、所在地や社員数、売上など最低限確認しておきましょう。
あらかじめ下調べしてからかけることで、「うちのことをちゃんと知っているんだな」と相手に安心感を与える営業トークにつながります。
トークスクリプトを作成する
限られた時間の中で端的に要点を伝えるためにも、事前にトークの流れや展開を想定したトークスクリプトの作成が効果的です。
自分が話す内容だけでなく、相手の反応に対する受け答えのパターンも用意しておきましょう。またトークスクリプトがあることで、気持ちに余裕を持って会話を進めることができます。
よくある質問と回答例をまとめておく
トークスクリプトに加え、よくある質問とその回答例も用意しておきましょう。
相手からの質問は、製品に興味を示していると捉えられます。適切な回答をすることで、より相手の興味を惹きつけることができるでしょう。これまでの営業電話での質問内容を蓄積し、社内全体で共有することでより多くのパターンに対応できるようになります。
営業電話をかける際の基本的なマナー
基本的なマナーを守れていないことで、相手に不快な思いをさせてしまい、営業を断られてしまうこともあります。ここでは、ビジネスの基本でもある電話をかけるときのマナーについて確認しておきましょう。
時間帯に配慮する
営業電話をかけるときは、相手に配慮した適切な時間帯にかけるようにしましょう。
法人営業の場合、営業時間内が適切な時間といえます。しかし営業時間内であっても、始業から30分以内、昼休み、終業30分前など避けるべき時間帯があることも覚えておきましょう。
丁寧な対応を心がける
断られることも多い営業電話において、相手の反応が良くないときにでも丁寧な対応をすることで、相手に良い印象を与えることができます。
担当者の印象は企業の印象と直結します。今回は断られても、次の機会につながるよう敬意をもって対応しましょう。
相手が切るのを待つ
電話をかけた方が先に電話を切るのが一般的なマナーとされていますが、ビジネスで取引先にかけた場合には、相手が先に切ったことを確認してから切るようにしましょう。
営業電話のかけ方
続いて、基本的な電話の流れを確認しておきましょう。
1.社名と氏名を名乗る
電話がつながったら、まずは社名と名前を名乗りましょう。第一印象となる最初の挨拶や名乗りは、明るく丁寧に行い、相手に安心感と信頼感を与えることが重要です。
挨拶は堅苦しくなりすぎず、自己紹介では自らの会社名と氏名をはっきりと伝え、誰からかかってきた電話なのかしっかりと伝わるようにしましょう。
2.適切な担当者につないでもらう
挨拶と名乗りが終わったら、話したい相手につながっているか確認します。代表番号にかけている場合など、直接相手につながらない場合には、適切な部署につないでもらうか、電話番号を教えてもらいかけ直しましょう。
3.本題に入る
本題では、商品の説明をするのでなく電話をかけた要件を明確に伝えます。
ここで、相手を引きつけられるかどうかが、次のステップであるクロージングの結果を左右する重要なポイントとなります。伝えたいことを必要最低限に絞り、相手に興味をもってもらうことを意識しましょう。
4.クロージング
ここまで話すことができたら、最後に営業電話の目的であるアポイントの獲得に進みます。
また、電話の日から時間が経つにつれて、相手の興味関心度合いは低下していきます。そのため、アポの日程はできるだけ近い日程で設定するのが良いでしょう。
営業電話に失敗しないコツ
営業電話は、アポが取れないことの方が多いものです。少しでも成功率を高めて、失敗を防ぐために押さえておきたい5つのコツをご紹介します。
話し方と声のトーンにも気を配る
話の内容が重要であることはもちろんですが、話を聞いてもらうためには声量やトーンも重要なポイントとなります。
明るく、ハキハキと話すことで相手に良い印象を与えることができますが、高すぎるトーンは、いかにも営業電話のように感じられてしまい逆効果になることもあります。明るく話すことは大切ですが、落ち着いたトーンを心がけましょう。
要点をまとめて簡潔に話す
「自社の商品やサービスについて詳しく知ってもらいたい」と長々と説明してしまうのは、相手にとって不信感につながり兼ねません。
伝えたい情報を必要最低限にしぼり、簡潔な説明を心がけることがポイントです。相手に「もっと詳しく聞いてみたい」と思ってもらえるような話し方を意識しましょう。
相手にとってのメリットを重点的に伝える
こちらが話したいセールストークをするのではなく、相手にとってのメリットを伝えることで、話を聞いてもらえる可能性が高まります。
自社の商品を購入することで、顧客にとってどのようなメリットがあるのかを要点を絞って端的に伝えることができるようにしましょう。
切り返しトークを活用する
切り返しとは「アウト返し」とも言われ、相手の懸念や反論に対してそれを払拭したり、納得させるトークをすることです。
事前に想定される反論に対して、答えを用意しておくことで適切に対応することができます。
クロージングでは選択肢を与える
クロージングのとき、「ご都合の良い日はございますか」といったように相手に委ねるのではなく、こちらから日時を提示することがポイントです。
「〇日か〇日でしたら、どちらがご都合よろしいでしょうか」のように少ない選択肢の中から明確な提案をしましょう。
営業電話のモチベーションを維持するための心構え
成功率の低い営業電話において、「断られて当たり前」と最初から割り切った気持ちで取り組むことも大切です。
そもそも営業電話は取り次がないように教育されている受付担当も多く、担当者にすらつないでもらえないこともあります。基本的には断られるのが営業電話であると認識し、気持ちを切り替えてこなすことでモチベーションを維持することが大切です。
まとめ：営業電話は事前準備と基本を徹底しよう
営業電話を行う際は、事前にしっかりと企業の情報を把握し、精度の高い架電リストを作成することで、より業務を効率化し成功率を高めることにつながります。
また、アポ獲得後もお礼の連絡や、アポ日のリマインドを行うことで、より自社への安心感を高め、信頼関係を築くことができるでしょう。
