【例文あり】アポイント調整メールの書き方とは

電話で打ち合わせ日程を調整したけれど、都合により変更しないといけないことはよくありますよね。その際、電話でもう一度改めるよりも、メールで日程調整を依頼する場合も多いと思います。

ただ、日頃から何度も送る内容ではないため、文面に自信がない方もいらっしゃるのではないでしょうか。再度日程調整をしていただくとなると、相手に手間を掛けて迷惑にもなりますので、表現方法には注意が必要です。

今回は、相手が嫌な気持ちにならずに返信してくれるメールの書き方として、押さえておきたい3つのポイントをお伝えします。

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メールで調整することはよいことなの？

そもそもメールで日程調整をすることは、相手にとって失礼ではないのでしょうか。結論としては、メールでの日程調整は、失礼にはあたりません。中には、電話をして打ち合わせの時間を調整したのだから、再調整のときも電話で聞くのが適切だと考える方もいらっしゃいます。

ただ、考えてみてください。再度電話をして時間を調整することは、相手の貴重な時間を奪うことになります。電話をしたタイミングによっては、手元にスケジュール帳がなかったり、忙しくて検討していられなかったりしますよね。また、相手が提示してくれたとしても、こちらが空いていないと、また別の候補を考えていただくことになるので、口頭での調整は時間がかかってしまします。

つまり、メールでの日程調整のほうが、相手に迷惑をかけずに調整することができるのです。では、どのようにメールを書けば、相手は返信してくれるのでしょうか？

実際に作成してみよう！

１．まずは添削に挑戦！

実際に作成する注意ポイントをお伝えする前に、以下の例文を読んでみてください。直すところがいくつかあります。どのように直せば正しいか、あなたは分かりますか？

２．押さえるポイントは３つ！

いくつ直すべき箇所を見つけることができたでしょうか？答えを見る前に、気をつけたいポイントを３つご紹介しましょう。

① 件名

件名は分かりやすく短文で書きましょう。大量に届くメールの中で、埋もれてしまわないようにするのがコツです。メールの件名は見える範囲が限られていますので、字数にも注意して、なるべく前半に目的が見える件名にしましょう。
「お打ち合わせ日程を変更できますでしょうか？」では、誰からなのかわからず、スパムメールと勘違いされてしまう危険性もあります。件名の前後どちらかには社名を入れるようにしましょう。

② 候補日

候補日は最低でも３つ提示することが理想とされています。
こちらの不手際や勝手な都合での日程調整ですので、少なすぎると相手に対して失礼にあたります。反対に、「今月であればいつでも大丈夫です」という漠然としたお願いですと、相手は返信しづらいでしょうから、具体的な日時を３つほど明記することがマナーです。
上の例では、「来週火曜か水曜の午後であれば問題ありません。」と書いてありますね。午後何時までなら大丈夫なのかは企業や個人に依存しますし、曜日だけでは認識違いを起こしやすいので、日付・時間は入れるようにしましょう。

③ 返信期限

ケースバイケースですが、返信期日を明記すると、さらに返信しやすくなります。
相手を急かさないよう明記しない場合もありますが、返信が来ないと催促の電話をすることになって、結果的に相手に迷惑をかけることになります。具体的に期限を提示することで、相手も積極的にスケジュールを確認してくれるでしょうし、提示した日程が埋まってしまうことを避けることもできますね。ただ、2～3日後というような、あまりに直近すぎる期限に設定するのは失礼ですので、4～5日は空けるようにしてください。

３．正しいメール文面を確認！

それでは、３つのポイントを押さえながら、次の例文を見てみましょう。前回の例文と比べ、他の表現も直っていますので、同時に確認してくださいね。

いかがでしょうか。先ほどの気をつけるポイント３つを押さえて書くと、相手のことを配慮した文面になりますね。

３つのポイント以外にも、相手のことを配慮した表現がありますので、よく見比べて取り入れてみてください。

緊急事態発生！こんなときどうする？Q&Aコーナー

では、その他にもメールでの日程調整で困ることを３つ、Q&A形式で見ていきましょう。

−返信で来た希望日程がすでに他のアポイントで埋まってしまいました。どう返信すればよいでしょうか？

再度メールで、複数日程を送りましょう。同日もしくは翌日に「メールを再度お送りしましたが、ご確認いただけましたでしょうか？」と確認の電話を一本入れ、直接お詫びを伝えると、相手も快く変更してくれると思いますよ。

−こちらの都合で二度目のアポイント調整が必要になりましたが、どう連絡すればよいか分かりません。

早めに先方に連絡をしましょう。日程変更の理由は「緊急の対応が入ってしまいました」等とし、言い訳がましくならないように謝るのがポイントです。

−お伝えした期日を過ぎたのにメールが返ってきません。

あまり悩まず連絡してみましょう。返信期日を明記しても、相手は他の仕事で忘れてしまうこともあります。「先日のメール、ご確認いただけましたでしょうか？」とメールもしくは電話をしてみましょう。

さいごに

いかがでしたでしょうか。丁寧な日本語で、相手に配慮して候補日を提示すれば、何も失礼なことはありません。人によっては、メールをしたのちに電話を一本入れると、相手も嫌な気持ちになることなく日程調整に応じてくれると思いますよ。定型文として登録しておくと、さらに効率よくメールを作成できますので、試してみてくださいね。

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