電話・メールで営業機会を創出！アポイントを獲得するためのコツとは
営業活動を行う上で、顧客と会う前には「アポイント」を取得することが必要とされています。これまではアポなしの飛び込み営業を行っていたという企業も、昨今の対面営業の制限や営業業務の効率化が求められている背景から、これまで以上にアポを獲得することが重要とされています。
この記事では、改めて「アポイント」とは何か？さらに、電話やメールそれぞれの方法でアポを獲得する方法について詳しくご紹介します。
アポイントとは
「アポイント」や「アポ」とはアポイントメントのことで、ビジネスにおいては商談などで顧客や取引先と会う約束のことを指します。
アポを獲得することで、訪問理由を明確にし、訪問相手と合意を得ることができるため、スムーズな営業活動へとつながります。また、アポを取らずに直接訪問する「飛び込み営業」もありますが、アポなし訪問は断られることも多く、効率的な方法とは言えません。基本的なビジネスのマナーとして、訪問の際には必ずアポを取るようにしましょう。
アポイントの取り方は２つ
主なアポイント取得の方法には、電話を使ったテレアポと、メールの２つがあります。ここでは、それぞれの方法について詳しく見ていきましょう。
電話
電話でのアポ取りを行うテレアポは、もっとも主流な方法とされています。手当たり次第にかけるのではなく、自社の顧客になり得る相手を絞り込み、電話をかけることで効率的にテレアポを行うことができます。
テレアポは、顧客の話を聞きながら対応できるため、一人一人に合わせた内容で打診することができるのがメリットです。
メール
メールは、テレアポに比べ1度に多くの人にアプローチを行えることからテレアポよりも効率的な手法と言えます。また顧客側のタイミングで開封されることや、アポ日程の打診の際、口頭での調整よりもスムーズに行えることがメリットと言えます。
電話でアポを獲得するには
まずは、テレアポでアポを獲得する方法について解説します。
一般的なテレアポの流れ
1.自己紹介
第一印象となる最初の挨拶や名乗りは、明るく丁寧に行い、相手に安心感と信頼感を与えることが重要です。自分の会社名と氏名をはっきりと述べ、誰からかかってきた電話なのかしっかりと伝わるようにしましょう。
2.導入
次になぜ電話をかけたのか要件を明確に伝えます。この導入では、商品の説明をするのでなく「◯◯の新しいサービスのご提案です」など端的に相手に興味をもってもらえる内容を伝えましょう。
3.本題
本題ではサービスの概要・相手のメリットとなる内容を伝えましょう。こちらが話したいセールストークをするのではなく、相手にとってのメリットを伝えることが重要です。伝えたいことを必要最低限のみに絞り、相手に興味をもってもらうことを意識しましょう。
4.クロージング
最後にテレアポの目的であるアポイントの獲得に進みます。このとき、「ご都合の良い日はございますか」といったように相手に委ねるのではなく、こちらから日時を提示することがポイントです。「〇日か〇日でしたら、どちらがご都合よろしいでしょうか」のように少ない選択肢の中から明確な提案をしましょう。
テレアポを成功させるコツ
声量や声のトーン
話の内容が重要であることはもちろんですが、話を聞いてもらうためには声量やトーンも重要なポイントとなります。
テレアポでは明るく、ハキハキと話すことで相手に良い印象を与えることができますが、いかにも営業電話のように感じられてしまい、逆効果になることもあります。明るく話すことは大切ですが、落ち着いたトーンを心がけましょう。
電話した理由を明確に伝える
「自社の商品やサービスについて詳しく知ってもらいたい」と長々と説明してしまうのは、相手にとって不信感につながりかねません。
テレアポでは、伝えたい情報を必要最低限にしぼり、簡潔な説明を心がけることがポイントです。相手に「もっと詳しく聞いてみたい」と思ってもらえるような話し方を意識しましょう。
メリットの打ち出し
自社の商品やサービスの良さを伝える際に、「多くのお客様からご好評いただいております」といった主観的な表現は、セールス感が強くなるため使わないようにしましょう。
信頼を得るためにも、相手にとってのメリットとなる内容を客観的なデータに基づいて伝えることが大切です。
テレアポをするタイミング
テレアポの際は、担当者が忙しい時間を避けて電話をかけることも大切です。一般的に午前中は朝礼や会議があることが多く、午後は外回りの可能性もあります。そのため夕方から退勤時間あたりにかけてみましょう。
メールでアポを獲得するには
ここでは、メールを使ったアポ獲得方法について解説します。
アポ取りメールの構成
1.宛名
一番初めに、相手の名前や会社名を記載します。
わかる場合には部署や役職も記載することでより丁寧な印象を与えます。
2.挨拶と自己紹介
挨拶文は過去に取引がある相手と取引がない相手によって使い分ける必要があります。
取引がない相手の場合には挨拶文の後、「貴社のホームページを拝見しご連絡いたしました。」といったようにどういった経緯でメールを送ったかも説明しましょう。
3.メールの趣旨
次に、アポイントメールを送った理由を簡潔に説明しましょう。
ここで商品やサービスの内容を説明するのではなく「自社サービスについてご紹介のお時間をいただきたく、ご連絡いたしました。」のように簡潔に伝えます。
4.本文
アポイント内容の詳細や、複数の候補日を記載します。
的確かつ簡潔に、相手にわかりやすい本文となるよう心がけましょう。
5.署名
最後に、返信締切やお礼文を記載し、自分の名前や会社名、問い合わせ先となるメールアドレスや電話番号も記載しておきましょう。
メールでのアポ取りを成功させるコツ
開封率を上げる件名
受信したときに一番初めに目にするのが件名です。メールの開封率を上げるためには、開封したくなるタイトルの設定が重要となります。
例えば、開封するメリットとなるインセンティブの押し出し、具体的な数字や興味を引くキラーワードを入れるなど、短文で具体的なタイトルにすることがポイントです。
メリットを伝える本文
メールを読んで「話を聞いてみたい」と思ってもらえることが、アポ獲得への第一歩となります。本文は端的に、相手にとってメリットとなる内容を伝えましょう。
顧客の立場に立ち、メリットを考え、魅力的なメールにすることが大切です。
日程調整ツールを活用したアポ日程打診
メールでのアポ打診の場合、一般的には「以下の日程はいかがですか？」と連絡して、お互いの空いている日程を擦り合わせて会う日時を決めていくため、手間と時間がかかります。
また日程の変更があった場合には、さらに日程調整に時間を割くこととなります。日程調整ツールを活用することで、これらの作業時間のほとんどを自動化することができ、アポ日程の設定を効率的に行うことができます。
メール送信のタイミング
テレアポにも電話に出てもらいやすい時間があるように、メールも読まれやすいタイミングがあります。例えば、始業時間にメールチェックすることを想定し午前中に送信したり、外回りから帰って来る終業時間間際に送信することがおすすめです。
また休み明けにはたくさんのメールが届いていることが想定でき、自社のメールが埋もれてしまうこともあります。そのため週半ばに送るなど相手に読んでもらえるタイミングを考慮して送信する必要があります。
アポ獲得後のフォローも大切
アポ獲得後、アポ当日までのフォローも重要となります。
電話でアポが獲得できた場合には、電話を切る前にきちんとお礼を伝えるようにしましょう。メールの場合には、改めてお礼とアポ日程の確認メールを送信しましょう。「〇〇日の△時に伺います」と記載することでお互い日にちの確認ができ、丁寧な印象を与えることができます。
さらに、アポの前日にリマインドメールを送ることでアポイントを思い出してもらうきっかけとなり、キャンセルを防ぐことにもつながります。
まとめ
スムーズな営業活動を行う為には、事前のアポイント獲得が重要となります。電話とメールのどちらの方法も、相手の気持ちに寄り添って考えることでどのような内容のトークやメールが適切か分かるのではないでしょうか。
相手に「もっと詳しく聞いてみたい」と思ってもらえるように意識し、アポイントの獲得につなげていきましょう。
