セミナーは開催後のフォローで成果が変わる！事業に直結させるフォローアップのポイント
新型コロナウイルスの感染拡大に伴い、これまでオフラインで行ってきたセミナーや展示会から、オンラインで行うウェビナーに切り替えて実施する企業が増えてきています。
しかし、ウェビナーを開催すれば必ず見込み顧客を獲得できたり、商談につながるというわけではありません。ウェビナー後のフォローアップが、その後の成果へとつながるポイントとなります。そこでこの記事では、ウェビナー後のフォローアップ方法についてご紹介します。
ウェビナー後に欠かせないアフターフォロー
マーケティング活動におけるウェビナーの目的は、見込み顧客を獲得し、商談を生み出すことです。
ウェビナーに参加してもらって終わりではなく、ウェビナー後に参加者一人一人に合わせたフォローアップを行うことで、商談へとつなげる必要があるのです。
これまでの対面型のようにその場でフォローすることが難しいウェビナーにおいて、この開催後のフォローアップが重要な施策となります。
ウェビナー後のフォローアップ方法
ウェビナー後のフォローアップ方法は、参加者にアンケートに回答してもらう方法や、お礼メールを配信する方法があります。ここでは、その手法から実施のポイントまで詳しくご紹介します。
フォローアップ方法１：アンケートの実施
アンケートに回答してもらうことで、参加者の見込み度合いを知ることができ、その後アプローチするための優先順位をつけることができます。
・アンケートに必要な項目
アンケートの回収率を下げないためにも、回答してもらうアンケート項目は最低限で簡潔なものにしましょう。
- 基本情報
- 氏名、会社名、連絡先など基本的な情報を回答してもらいましょう。連絡先がわかることで、今後のウェビナー開催の告知や、見込み度合いが高いと判断できた場合にも、基本情報をもとに営業から連絡することができます。
- 受講目的
- なぜこのウェビナーに参加したのか受講目的を回答してもらうことで、参加者が今どのような課題をもっているのか知ることができます。課題を知ることにより、参加者に合わせたアプローチが行えます。
- 参加者が希望するアクション
- 参加者が希望するアクションにより、参加者の検討度合いを図ることができます。例えば、「サービスについて詳しく知りたい」と回答した参加者に対しては、見込み度合いが高いと判断でき営業から直接連絡をすることが効果的です。
しかし反対に、希望するアクションが「特になし」や、「興味がない」などの場合は、すぐにアクションしないほうがいいでしょう。
・アンケート回収率を上げる方法
ウェビナーではアンケートの回収もオンラインで行うため、内容やタイミングによってはオフラインよりもアンケート回収率が下がってしまうことがあります。確実にアンケートを回収するためにも意識したいポイントについてご紹介します。
- アンケートに回答することで特典を受けられる
- アンケート回答者には、ウェビナー資料の送付やウェビナー映像配信などの特典があると伝えることでアンケート回収率の向上につながります。
- ウェビナー中にアンケート回収を行う
- ウェビナー終了前にアンケート回収を行うことも回収率向上につながります。
終了後は回収率が下がるため、講義の途中でアンケート回答の時間を設けるなど、ウェビナー中に回答してもらうのがいいでしょう。
フォローアップ方法２：お礼メール配信
ウェビナー後にお礼メールを送付することで、参加者との関係発展のきっかけになり、そこからフォローアップしていくことで成果へとつながります。
・お礼メール送付のポイント
お礼メールといってもただお礼をするだけでなく、今後の関係発展へとつながるメールを配信することが重要です。
- ①当日中に配信
- お礼メールは、当日中、遅くても翌日には配信しましょう。開催から時間が経ってからのメールは開封率が下がる傾向にあります。ウェビナーの印象が薄れる前に送ることで、好印象を与えることができます。
- ②ウェビナー内容のおさらいで印象に残るメールに
- ウェビナー内容のおさらいを配信することで、参加者はウェビナーで学んだ内容を思い出すことができ、自社の印象を残すことができます。メール内容が長すぎると読んでもらえない可能性もあるので、要点をまとめ簡潔な内容にしましょう。
- ➂関係性構築につながる次のアクション
- 参加者との関係発展につなげるため、ただのお礼メールで終わらないよう、次回のウェビナー案内などで今後のアクションを促すことも重要です。
・お礼メールに記載すべき内容
上記で解説したポイントを踏まえ、メールに記載するべき内容をご紹介します。
- 件名
- メールを開封しなくても内容がわかる、簡潔でわかりやすい件名を設定します。開封率を上げるためにも重要なポイントです。
- 差出人
- 受信者が一目で誰から届いたかわかるよう、日本語表記で配信しましょう。また、会社名だけでなくウェビナーに登壇した講師名を入れることも効果的です。
- お礼
- 参加してもらったウェビナー名を入れ、簡潔に伝えましょう。
- 参加者にとって有益な情報
- ウェビナー内容の要点や、詳細な資料のURLなど、参加者にとって有益な情報も一緒に配信することで好印象を与えることができます。
・お礼メールの例文
では実際に、お礼メールの例文を見ていきましょう
〇〇様
お世話になっております。
株式会社●●の〇〇です。
本日開催いたしましたセミナー
「〇〇（セミナー名）」
にご参加いただき、誠にありがとうございました。
今後も様々なテーマでお役に立てるセミナーを企画・開催してまいりますので、
またぜひご参加いただけると幸いです。
セミナー内でご紹介した「●●（製品・サービス名など）」の詳細資料は
こちらからダウンロードいただけます。
＝＝＝＝＝＝＝＝＝＝＝
●●ご紹介資料
http:～～～～
＝＝＝＝＝＝＝＝＝＝＝
今後とも、どうぞよろしくお願いいたします。
フォローアップ結果に合わせたアプローチ方法
アンケートやお礼メールでフォローアップを行った後、見込み度合いに合わせた適切なアプローチを行うことで成果へとつながります。ここでは、見込み度合い別のアプローチ方法について解説します。
ホットリードと判断できる参加者へのアプローチ
アンケート回答で「サービスについて詳しく知りたい」など、次のアクションを希望している場合や、お礼メールからのアクセスがあった場合など、見込み度合いが高いと判断できた参加者へは営業から電話をかけるなど直接アプローチを行いましょう。
「興味なし」の参加者へのアプローチ
アンケートで「興味なし」の回答やお礼メールが開封されなかったにもかかわらず、営業から直接的なアプローチがあると、逆に印象を悪くしてしまうかもしれません。
そこで、今はまだ興味関心度合いの低い顧客には、定期的にメールを配信するなどし、継続的なフォローを行うことで今後の関係発展へのきっかけ作りを行いましょう。
ウェビナー欠席者に対するアプローチ
当日ウェビナーを欠席された方へのフォローも忘れずに行いましょう。欠席された方も、一度は自社のセミナーに興味を持ち、申し込みをしてくださっています。また、欠席の理由も、急な会議などの可能性もあるため、見込みなしとは限りません。
そこで、ウェビナー欠席者には、次回のウェビナー日程の案内や、申し込みのあったウェビナーテーマに近い資料の送付などを行い、継続的に接点を持ち続けることが大切です。
ウェビナー後のフォローアップを成功させるには
さいごに、ここまで紹介してきたウェビナー後のフォローアップを効果的に行うために、意識しておきたいポイントについてご紹介します。
ウェビナー開催後から時間を空けずに行う
ウェビナー終了後、時間が経てば経つほど参加者の興味関心度は下がります。それとともに、メールの開封率や反応率も下がってしまいます。
そこでウェビナー後のフォローは、開催から時間を空けず、温度感が高いうちに行うことが効果的です。できれば当日中に行うのが一番良いですが、遅くても翌日にはフォローアップを行いましょう。
他部署との連携
ウェビナー後のフォローアップを成果につなげるためには、マーケティング部門と営業部門の連携が欠かせません。メールの反応や、アンケート結果から優先的にアプローチすべき顧客を抽出できたら、温度感の高いうちにアプローチを行うことが重要となります。
そのためにも、MAツールの活用なども視野に入れ、優先的にアプローチすべきリストや、アンケート結果の分析結果などを部門間で円滑に共有できる体制作りが必要です。
まとめ：興味関心度合いに合わせたフォローアップをしよう
いかがでしたでしょうか。ウェビナーを開催するだけでは難しい商談獲得も、開催後のフォローアップを行うことで見込み度合いを判断し、見込み顧客一人一人に合わせた施策を行うことができるようになります。
その結果、ウェビナー開催の成果へとつながるのです。ウェビナー開催の際には、開催後のフォローアップまで綿密に計画を立て、取り組むことをおすすめします。
