【保存版】テレアポリストの作り方と成功のポイント｜効率的な入手方法・管理・活用まで徹底解説
テレアポで成果を上げるために最も重要なのは、「誰に電話をかけるか」＝リストの質です。効率的にアポイントを獲得するには、闇雲に架電するのではなく、精度の高いテレアポリストを作成・活用することが欠かせません。
今回は、テレアポリストの作り方や入手方法、効果的な管理のポイント、よくある失敗例と注意点をわかりやすく解説します。営業効率を高め、成果につながるリスト運用を実現したい方は、ぜひ参考にしてください。
- ▼この記事でわかること
- ・テレアポを成功させるためにリストが重要な理由
- ・効果的なテレアポリストの特徴
- ・テレアポリストの入手・作成方法6選
- ・精度を高めるためのリスト作成時の4つのポイント
テレアポの成果は「リストの質」で決まる
まずは、「テレアポリスト」とは何か改めて確認しておきましょう。テレアポリストとは、自社の商品やサービスに興味関心のある見込み顧客の情報をリストアップしたものです。「アポイントリスト」や「コールリスト」と呼ばれることもあります。
では、なぜテレアポリストを作成する必要があるのでしょうか。営業で成果を出す人に共通しているのは、良質なリストを持っていることです。信頼関係を築いた既存顧客のリストや、日々更新・精査されたターゲットリストなど、精度の高いリストが成果を支えています。反対に、どんなに営業スキルが高くても、リストの質が悪ければ結果は出ません。つまり、リストアップはテレアポ成功の土台であり、これを疎かにすると効率も成果も下がってしまいます。
テレアポで成果を上げるには、まず「自社のターゲットがどこに、どれくらいいるのか」を把握し、戦略的にリストを整備することが欠かせません。テレアポリストは、アポ率・成約率を左右するだけでなく、KGI・KPIの達成にも直結する要素です。つまり、テレアポリストは、営業活動の成果を左右する最も重要な基盤です。リストの精度を高めることこそが、テレアポを成功へ導く第一歩と言えるでしょう。
テレアポリストを作成するメリットとは？
ここでは、テレアポリストを作成することで得られるメリットについて見ていきましょう。
営業効率の向上
テレアポでのアポ獲得率はあまり高くないことから、成功率を高めるためには少しでも多くの顧客にアプローチをかけることが重要となります。そこでテレアポを始める前にあらかじめリストを作成しておくことで電話することだけに集中でき、効率的により多くの架電を行うことができるのです。
反対にテレアポリストがない場合、テレアポ担当者はアプローチする企業を各々で調べながら架電することとなり、架電できる数も大幅に減ってしまうでしょう。またリスト化されていることで、アプローチの重複を減らせるなど、営業効率の向上にはテレアポリストの作成が欠かせないといえるでしょう。
成約率・アポイント獲得率の向上
事前に自社の顧客になり得るターゲットを絞り込んだリストを作成しておくことで、見込みのある企業のみに集中してアプローチを行うことができます。そもそも需要がない企業への架電を避けることでテレアポの成功率を高めることができます。
また、需要のない企業へのアプローチを減らすことは、テレアポを行う担当者にとってもモチベーション維持につながり、テレアポの質の向上も期待できるでしょう。反対に、リストのない無作為なテレアポは成功率が低く、体力的にも精神的にも疲弊してしまう原因となるでしょう。
分析・改善がしやすくなる
テレアポリストを作成しておくと、「どの業種・規模・地域で反応率が高いか」などの分析が容易になります。過去の架電履歴や結果をリストに蓄積していけば、成功パターンや課題を客観的に把握でき、戦略の見直しやスクリプト改善にも役立ちます。
また、CRMやスプレッドシートと連携してリストを一元管理すれば、部門間で情報を共有しやすくなり、営業チーム全体でPDCAを回せる体制づくりにもつながります。
効果的なテレアポリストの特徴とは
テレアポの成果を最大化するためには、単にリストを作るだけでなく、管理しやすく・精度の高い状態を維持することが欠かせません。ここでは、効果的なテレアポリストの特徴を見ていきましょう。
管理・修正がしやすい
リストは作って終わりではなく、常に更新・修正できる状態で管理することが大切です。部署ごとに異なるファイルで管理していると、情報が重複したり、最新データが共有されないリスクが生じます。
そのため、リストは1カ所にまとめて一元管理し、誰でも最新情報を確認・修正できる仕組みを整えましょう。CRMやスプレッドシートの共有機能、アクセス権限の設定を活用すると効果的です。
確度の高い見込み顧客のみに絞り込まれている
効果的なリストは、単に件数が多いだけではなく、自社の商材やサービスと親和性の高い企業に絞られていることが重要です。ターゲット条件を明確に定義し、見込み度の高い顧客に集中してアプローチすることで、無駄な架電を減らし、成約率・アポ獲得率を大幅に向上させることができます。
テレアポリストの入手・作成方法6選
では、テレアポのためのリストはどうやって作成するのでしょうか。法人営業のリスト作成の方法として、代表的な手法を6つご紹介します。
1.企業リストを購入する
最も一般的なリスト作成の方法は、企業リストの販売会社から購入することです。代表的な企業として帝国データバンクや東京商工リサーチが挙げられます。他にも、ランドスケイプ社の法人リストも有名です。ニッチな企業リストを販売しているとのことで、営業先で耳にすることもよくあります。
リストを購入する最大のメリットは、手間を掛けず、一気に大量のリストを入手できる点です。また、購入の際はさまざまな企業情報（住所、設立年、従業員数、資本金、売上 など）からセグメントし、必要な分だけを購入できる点もメリットと言えます。
ただし、購入にはそれなりの費用がかかりますし、ターゲット外の企業が紛れている可能性があったりと、一長一短な側面もあります。
2.インターネット上の公開情報を収集する
昨今ではほとんどの企業がインターネット上で情報を公開しているので、それらの情報を収集してリストを作成する方法もあります。「競合サイトに掲載している企業」「採用サイトに掲載している企業」「競合商材の事例に載っている企業」「リスティング広告の実施企業」など、成果につながるリスト作成が可能な一方、1件1件を手作業でリスト化することはとても大変で、手間がかかります。
最近では「Webクローラー」と呼ばれるツールを使って作業を自動化し、効率良くリストを作成することもできますが、Webクローラーを使用する場合には、正確性が保証されませんので、コールの際には気に留めておく必要があるでしょう。もし、費用をかけられるのであれば、希望の条件でのリストアップを外注するのも良いかもしれません。
3.業界誌・四季報・企業データベースを活用する
テレアポリストを作成する際は、業界誌や企業データベースなどの情報源を活用するのも効果的です。たとえば「会社四季報」には複数の種類があり、経営陣の情報を掲載している「役員四季報」を利用すれば、企業のキーパーソンを特定することができます。
また、業界紙や業界団体の名簿などを購入・参照することで、特定業界の有力企業リストを効率的に収集することも可能です。
4.SNSを活用して企業情報をリサーチする
FacebookやXといったSNSを活用する方法もあります。昨今では、SNS上に企業ページを作成することも一般的となってきており、検索機能などをうまく使うことでリスト作成に必要な情報を取得することができます。
SNSでは、フォロワーとのやり取りを見ることもできるため、ポータルサイトでの検索とはまた違った情報を得ることもできるでしょう。
5.既存顧客・紹介経由で拡張する
過去の営業活動で得た名刺情報や展示会・セミナーの来場者データ、問い合わせ履歴などは、非常に有効な営業リストになります。これらの企業はすでに自社と接点があり、一定の認知や関心を持っているため、新規開拓よりもアポイントや商談につながりやすいのが特徴です。
また、自身が保有している名刺だけでなく、社内の他メンバーが持つ名刺情報も共有・統合することが重要です。営業担当者や上司、経営層が保持している名刺を集約することで、ターゲットリストを効率的に拡張できます。
6.アクセス解析や問い合わせ履歴から抽出する
ほとんどの企業が自社のWebサイトを持っていると思いますが、アクセスのあったIPアドレスからサイト閲覧企業を可視化できるようなツールを使うと、現在ニーズのある企業を特定することができます。
もちろん競合企業やパートナー企業の閲覧もあるので、判明した全てが営業リストになることはありませんが、営業対象となる企業に関しては比較的短い期間で成約に至るケースが多く、有望なリスト作成方法と言えます。
テレアポリスト作成時の4つのポイント
上述した方法で必要な情報を取得できたら、その情報をリストに落とし込みましょう。ここでは、リストを作成する際に意識しておくべきポイントをご紹介します。
1.リストに含めるべき基本項目
テレアポを行う際、担当者がリストを見るだけですぐに架電できるよう、必要な情報を漏れなくリスト化しておく必要があります。テレアポリストに必要な情報は主に以下のとおりです。
- ・会社名
- ・担当者名
- ・担当部署
- ・電話番号
- ・郵便番号
- ・住所
- ・企業のURL
- ・データ取得元
- ・テレアポを行った日時
2.ターゲット条件の明確化
効果的なテレアポリストを作るためには、まず「どんな企業にアプローチすべきか」を明確にすることが重要です。業種・従業員数・所在地・売上規模・導入実績など、リードの属性を具体的に設定しましょう。
ターゲット条件が曖昧なままだと、見込み度の低い企業ばかりがリストに含まれ、成果につながりにくくなります。一方、条件を明確にしておけば、自社商材にマッチする企業だけに効率的にアプローチでき、成功率を高めることが可能です。
また、過去の受注データや顧客傾向を分析して「反応の良かった業種や規模」を抽出し、リスト条件に反映するのも有効です。
3.情報の正確性と鮮度を保つ
必要な情報を網羅したリストであっても、情報が古かったり間違っていたりすると架電の際に調べなおす必要があり、効率的ではありません。そこで、テレアポリストの作成は、信頼できる情報源を活用し正しい情報で作成することはもちろん、定期的な更新や見直しが必要となります。
リストの更新は、企業の所在地や連絡先の変更や、担当者の役職や部署が変わったときなど、新しい情報がわかったときにすぐに更新することが大切です。また、これまでの架電結果を反映させることで架電の重複を避けることにもつながります。
4.チームで共有・更新しやすい仕組みづくり
個人で管理されることもあるテレアポリストですが、個人での管理は属人化しやすく、これまでの架電履歴などもわからないことから担当者の不在時に適切な対応が行えなくなってしまいます。そこでテレアポリストは、組織全体として管理し、共有できる環境づくりが重要となります。
テレアポリストを組織全体で営業データとして共有することができれば、架電の重複を避けることや、すでに成約している顧客への再架電といったミスをなくすことができます。また、担当者が変わった際や不在時にもスムーズに業務の引き継ぎが行えます。
テレアポリスト作成でよくある失敗と注意点
テレアポリストは営業活動の基盤となる重要なデータですが、作り方や管理方法を誤ると、効率や成果に悪影響を及ぼします。ここでは、リスト作成でありがちな3つの失敗とその対策を紹介します。
ターゲット条件の不一致
リスト作成時にターゲットの条件設定があいまいだと、見込み度の低い企業まで含まれてしまい、架電効率が大きく下がります。たとえば、業種・規模・エリア・役職などを明確にせずリスト化すると、担当者が誰に電話すべきか判断できず、時間と労力を浪費します。
リストを作る前に、自社の商品・サービスと相性の良い企業像を定義し、条件を明確に設定することが大切です。
リストの重複による二重架電のリスク
テレアポリストの「重複」や「分散管理」は、営業活動を非効率にする代表的な失敗です。
同じ企業に複数の担当者が架電してしまったり、異なるシートで情報が更新されず古いデータを使ってしまうことがあります。こうしたトラブルを防ぐには、リストを1カ所にまとめて一元管理し、定期的に重複チェックを行うことが重要です。
購入リストの品質トラブル
短期間で大量のリストを集めたい場合、企業リストを購入する方法もありますが、品質の低いリストには注意が必要です。情報が古い、担当者がすでに退職している、業種分類が不正確などの問題があると、成果につながらないどころか、企業の信頼を損なう恐れもあります。
購入前に提供元の更新頻度・情報源・データ取得方法を確認し、信頼できる業者を選ぶことがポイントです。また、購入後は自社の基準で再チェック・クレンジングを行うことで、精度を高められます。
まとめ
テレアポでの成果を高めるためには、リストアップが非常に重要です。今回紹介した以外にも、電車の中の広告やニュース、法改正など、参考になる情報がたくさんあります。各企業の業界や商材、営業体制によっても変わってくると思いますので、ご紹介した内容を参考にして頂きながら、自社にあった方法やリストを見つけ出し、テレアポの成果を高めていきましょう。
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