受信メール4つの整理術～メール対応に追われる営業担当へ～
受信メールボックスにすべてのメールが混在し、朝からメール整理に追われている営業担当の方も多いのではないでしょうか。とくにお客様とのやり取りが多く発生する営業事務、営業、カスタマーサポートの皆さんにとって、メールの返信と整理は必要な業務です。
しかし、どのメールを先に処理したらいいか悩む方も少なくありません。せっかく時間をとって整理をしても、更に追い打ちをかけるように続々とメールが届き、他の業務が中断されてしまうこともあります。
本記事では、作業の効率化を図る受信メールの整理術をお伝えします。
メール対応が漏れると、信用低下にもつながる！？
日々お客様やパートナー、社内の人から送られてくるメール。忙しい合間を縫って対応をしているという方も多いのではないでしょうか。
相手の顔の見えないメールは対応がおろそかになりがちですが、万が一対応が漏れると相手からの信頼を失ってしまうかもしれません。
特に営業パーソンは日々お客様とのメールのやり取りは欠かせません。お客様のメールの対応が漏れてしまうと、信頼を失うだけでなく、場合によっては失注や解約などにつながってしまうこともあります。「たかがメール」と考えずに、漏らさずしっかり対応できるよう、日々整理をしておくことが重要です。
受信メール4つの整理術
それでは、たくさん届くメールを漏らさず対応できるようにする整理術を4つご紹介しましょう。すぐに実践できるものばかりなので、ぜひ今日から試してみてください。
優先順位ごとにフォルダを分ける
朝、出社をした後やお昼休憩の後など、メールチェックをするタイミングで、対応の優先度順にメールを振り分けます。
「すぐ返信（対応）する」「あとで返信（対応）する」「残しておく」の3つのフォルダに分けてあげると分かりやすいでしょう。優先度順に振り分け、優先度の高いものから対応していきます。 すぐに返信できるメールの場合は、フォルダに振り分けずにその場で対応してしまうのも手です。そうすることで、優先度の高いメールを溜め込んでしまうリスクも減らせます。
不要なメールはすぐに消去
案件が終わっているメールや社内の広報メール、読み終わったメールマガジンなどの不要なメールがいつまでも受信フォルダに残っていると、重要な他のメールが埋もれてしまう可能性があります。
そういったリスクを減らすために、保管が必要なもの以外の対応が終わっているメールは削除してしまうのも良いでしょう。
メールマガジンなどの情報収集関連は別フォルダに
購読しているメールマガジンなどの中には、後で読み返したいものや残しておきたい重要な情報が書かれたものもあるでしょう。そういったメールは保管をしておくことも必要です。
そのまま受信フォルダに残しておくと、やはり他の対応が必要なメールが埋もれてしまう危険性があります。 そのため、残しておきたいメールマガジンなどは別のフォルダに格納しておきましょう。フォルダを分けることで、後でさかのぼりやすくするというメリットもあります。
読んだらすぐにタグやラベルで整理
お使いのメールツールによってはメールにタグやラベルの設定をできるものもあります。
タグやラベル機能を用いれば、社名や案件名、プロジェクト名などで細かくフォルダを分けることなくメールを整理することができます。 また、タグやラベルで検索もできるので、必要なメールをあとから振り返るのにも有効です。
上記の4つの整理術を用いることで、簡単にメールを整理できます。 メール整理の時間を簡素化し、返信などの対応に時間を使うようにしましょう。
まとめ 受信トレイに未読メールを溜め込まないようにすることが大切
今回は4つのメール整理術をご紹介しました。
日々たくさんのメールが届く受信フォルダに、未読メールを残さないようにすることが、対応の抜け漏れを防ぐ近道です。過去のメールをさかのぼって整理をするのはするのは負担になりますので、まずは現在届いているメールから整理を始めてみてくださいね。
これを読んでもっとUrumo！
この記事を読んだあなたに、さらにステップアップできる記事をご紹介します。
