自社セミナーの開催で外せない準備、4つのポイント

最終更新日: 2024.03.24

BtoB企業のマーケティング施策の一つとして、セミナーを開催している企業は少なくありません。まだ開催されていないところでも、今後挑戦しようと思っている企業は多いのではないでしょうか。

しかし、いざ始めようと思うと、決めるべきこと、やるべきことがたくさんあります。そこで今回の記事では、自社セミナーの開催に際して、企画から開催後のフォローまで、全体的な準備の流れをまとめました。初めてのセミナーを開催してみたいと考えている方、セミナーを開催したが準備がうまくいかなかったという方の参考になれば幸いです。

はじめに

自社セミナーの開催を決めたら、約2カ月前から準備を始めましょう。準備の流れは大きく次の4つのフェーズに分けられます。それぞれのフェーズがすべて重要ですので、スケジュールを立ててしっかりと準備しましょう。

自社セミナー準備の流れ

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【企画】　 2か月前～１か月前: セミナーの内容、方法、定員などを考えます。
【集客】　 1か月前～当日: 企画に応じた人数の参加者を募ります。
【運営】　数日前～当日: セミナーの実際の運営です。
【フォロー】当日～: 開催後のコンタクトも忘れずに必ず行いましょう。

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以下では、各フェーズで何をするのか簡潔にまとめていきます。より詳細に関しては別の記事でまとめたものもありますので、リンク先をご参照ください。

ポイント1：企画（2か月前～1か月前）

セミナーの開催にあたって、一番初めに取り組むのが企画です。このフェーズで重要なポイントは、セミナーの目的・ターゲット・内容について良く考えることです。

目的は企業によって様々ですが、新規顧客の獲得、既存顧客のフォローアップ、商品のプロモーションなどが多いと思います。目的が明確でない場合、ターゲットや内容もぼやけてしまい、訴求効果が薄れてしまいます。また、ターゲットや内容が明確かつ具体的に定まっていないと次のフェーズである「集客」における戦略にも大きく影響を及ぼしますので、企画には十分な時間を確保して熟考するべきでしょう。

目的・ターゲット・内容の決定に2週間、オフラインでの実施の場合には会場や講師の手配などの事務作業に1週間、企画フェーズ全体で合わせて約3週間程度は見込んでおいたほうが無難でしょう。

参考記事：セミナーの成功は企画で決まる！自社セミナー企画5つのポイント

ポイント2：集客（1か月前～当日）

第2のフェーズは、セミナーで最も難しいと言われている集客です。集客においては、相手に伝えなければいけないメッセージはたった一つです。「このセミナーはあなたの役に立つ」ということです。このメッセージさえ伝えることができれば、集客は難しくないはずです。

通常、他社のセミナーに参加するといった場合、前後の交通時間も含め半日仕事になるでしょう。では、なぜ業務時間を割いてまでセミナーに参加するかというと、そのセミナーが「日々の業務をこなすより価値のある情報が得られる」からです。集客においては、メッセージを受け取った人にセミナーで十分な価値を得られることをしっかりとアピールしなければいけません。

参考記事：コストをかけずに今すぐ実践！セミナー集客の方法4選

集客を始めてから2週間～3週間ほど様子を見ましょう。集客が少なければ再注力をするなどの調整をする期間が1～2週間増えるとして、合わせて約5週間程度を集客期間として見込んでおくとよいでしょう。

ポイント3：運営（数日前～当日）

いざ本番が近付いてくると、第3フェーズである運営の準備を始めなければなりません。企画や集客の準備は完璧なのに、当日になったら配信ツールがうまく使えなかったり、オフラインの会場の場合にはプロジェクタが動かず資料を投影できない、なんてことになっては台無しです。また、オンラインの場合には講師のネットワーク環境に問題が起きたり、オフラインの場合には会場の空調や音響設備に問題が起きる可能性もあります。そうすると、本来のセミナーの価値を実感してもらえないかもしれません。

リラックスして講演に集中してもらえるよう、当日の運営に関しても十分に注意して準備を進めておきましょう。また、しっかり準備したつもりでも当日はなにかとバタバタしてしまうことが良くあります。
以下の記事では、直前に準備すべきタスクのチェックリストを用意していますので、是非ご活用ください。

参考記事：セミナー開催当日の運営をスムーズに進める事前準備とチェックリスト