【実録】営業チームでイチからメール活用を始めたらこうなった

はじめまして、イノベーションの杉田です。どの企業でも、組織変更やミッション変更などの異動は大小問わずよく行われていると思います。慣れない商材・サービスや業務なので、最初のうちはうまくいかないことも多いかもしれませんが、その反面、新たな観点が増えることになるので、組織が大きく変わったり新しい取り組みを始めたりと、良くなるきっかけにもなるのではないでしょうか。

そういう私も半年ほど前に異動があり、この半年間、異動先の営業部署でメールを活用した取り組みと改善をおこなってきました。そこで今回は私が取り組んだ活動とその成果、改善を進めるためのポイントをまとめてご紹介しますので、特に同じ課題をお持ちの方は、ぜひ参考にしていただければと思います。

異動してから行ったこと

①まずは担当サービスを理解する

当たり前ですが、担当サービスの理解から始めました。サービスの特長や目標の理解、競合の状況などを把握します。

②組織全体とチームで担う業務と役割を理解し、整理する

次に部署全体の組織構成と役割を把握しました。その上で、所属するチームの役割と業務を理解し、全体のどの部分を担っているのか、また他のチームとどうかかわっているのか、などを整理しました。

ちなみに私の異動先は営業の部署で、大きく「新規営業」と「既存営業」の2チームに分かれています。「新規営業チーム」は、サービスをご利用いただく企業を獲得するチームで、「既存営業チーム」は、既にご利用いただいているお客様の成果や満足度を高めるためにサポートやフォローを担当するチームです。

③問題や課題を洗い出してみる

①と②を理解した上で、業務をおこなう上での問題や課題を考えてみました。私の部署では、メールを活用することで解決できそうな課題が多かったので、メールの活用を提案してみました。今までやったこともない方法だったので戸惑う声もありましたが、試してみることにしました。

それでは、実際に私が洗い出した課題とメールの活用例を、一部ではありますがご紹介していきます。

課題１：リソース不足！全てのお客様へのご連絡に時間がかかる

私の部署で扱っているサービスは特定の業種・業界に特化しているので、既に担当者が判っている企業がほとんどのため、新規も既存も、基本的に電話でアポを獲得し、訪問・提案を行うのが当たり前でした。しかし、数百社いる既存のお客様に対して、限られた人数で様々なご案内やフォローをおこなうと、膨大な時間がかかりますし、ご案内に時間差が生まれてしまいます。そこで、新オプションの提供開始をメールでご案内してみることにしました。

課題２：どうなってるの？お客様の課題や状況を把握しきれていない

サービスの利用開始直後だったり定期的に連絡をしているような企業については、来期のご予算や現状の課題などを把握していますが、ご連絡が滞ってしまっているお客様については、状況がわかりません。そうなると、当然お互い連絡の頻度が減ってくるものです。そうなると、ご連絡する優先順位も下がり、なおのこと状況がわからなくなるという負のスパイラルに陥ってしまいます。

そこで、新規チームが行っている活動とは別で、過去のお客様へのアプローチをおこなってみました。

また、新サービスの立ち上げに関してもメールでご案内してみました。

まとめ

いかがでしたか？ご紹介した例は一部ではありますが、ご参考いただけましたでしょうか。営業活動ではまだまだ電話や訪問が一般的かもしれません。特に限られた業界に提供するサービスであればなおさらです。ただし、メールをうまく取り入れながら営業活動を行えば、さらに効果的になることも多いと思います。

これからメールを試そうという方、組織や仕組みの改善をしたい方、不安も多いと思いますが、まずは試してみることが重要だと思います。皆様が一歩踏み出すための参考になればと思います。

また、今回は「メール活用」にフォーカスしましたが、課題によって解決方法は異なります。何においても「今までの常識やあたり前を忘れること」が改善の第一歩だと思うので、その視点を忘れず、メール以外の改善策も積極的に取り入れていきたいと思います。いろいろ試してまたご報告いたします！

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