名刺をデータ化！？そのメリットに迫る

最終更新日: 2023.12.21

日々の営業活動や、展示会などで交換した名刺をそのままにしていませんか？「管理しなくてはいけないことは分かっているけど...やり方が分からない。」なんて人もいますよね。名刺管理の重要性、名刺管理の方法と、名刺管理をしたらどのようなメリットがあるのかをまとめてご紹介します。

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名刺管理はなぜ重要なのか？

名刺管理は営業活動において重要だと耳にする機会も多いと思います。では、名刺管理をするとどのようなメリットがあるのでしょうか。

・定期的に顧客に連絡ができる

名刺管理は、相手の個人名・会社名・連絡先を把握することに繋がるので、定期的にコンタクトを取ることが容易になります。一度アプローチして失敗しても、最適なタイミングを図り、再びアプローチすることも可能です。

・キーマンが把握できる

名刺を管理し、相手の会社内での人の繋がりや、キーマンの情報をあなたの会社内で情報共有ができれば、より営業活動がスムーズになるでしょう。

・業務効率化につながる

名刺を探す手間が省けたり、名刺情報の重複を避けることができますし、もしデータ化した場合、氏名や企業名だけで検索できたり、メールアドレスをクリックしただけでメールを送信することも可能です。

どのように名刺管理するの？

名刺管理をしなきゃとは思いつつ、なかなかできていない...そのような方にいくつか名刺管理の方法をご紹介します。

名刺をファイリングする

獲得した名刺をファイルやフォルダで管理する方法です。時系列や、あいうえお順で並べるのが一般的です。しかし、この方法は後から見返したり、並べ替えることが難しいので、あまりオススメはしません。

エクセルで管理する

獲得した名刺をエクセルで管理する方法は、比較的安価な上に、エクセルでしたらどの企業でも導入しているので、手軽に実施できます。ただし、入力作業が面倒・複数人で共有することが難しい・ハードディスクが壊れるとデータが喪失するなどさまざまなリスクもあります。

名刺管理ソフト・アプリで管理する

獲得した名刺をソフトやアプリで管理する方法です。無料・有料のものがあります。専用のスキャナでスキャンして情報を読み取るものや、スマートフォンなどのカメラで撮影して情報を読み取るものなど、実にさまざまです。有料のソフトはダウンロード数に応じて金額に変動がある場合がほとんどです。
ソフトやアプリを使用することで、名刺情報が可視化できる、複数人で名刺情報を一括管理できるなどのメリットがあります。セキュリティ面でも、ファイリングやエクセル管理だと持ち運び最中に紛失したり、悪意のある人物にファイルをコピーされて外部に漏れる可能性があるので、ソフトやアプリで一元管理することをおすすめします。

例として、名刺管理ソフトやアプリをいくつかご紹介します。