はじめてのウェビナー開催！事前準備から配信後フォローのやり方を解説
新型コロナウイルスの感染拡大に伴い、これまでオフラインで行ってきたセミナーや展示会から、オンラインで行うウェビナーに切り替えて実施する企業が増えてきています。しかし、実際にウェビナーを始めるには何から始めたらよいかお悩みの方も多いのではないでしょうか。
そこでこの記事では、ウェビナーを開催するための事前準備方法や、開催後のフォローまで詳しく解説していきます。
ウェビナーとは
ウェビナーとは、「ウェブ」と「セミナー」を組み合わせた造語で、「オンラインで行うセミナー」のことを指します。
これまでは、オフラインで行うセミナーが主流でしたが、新型コロナウイルスの感染拡大の影響から、大人数が集まるセミナーや展示会の開催が難しくなりました。そこで、非接触で感染リスクの少ないウェビナーの需要が高まっています。
ウェビナーのメリットは？
ここでは、オフラインでのセミナーから、ウェビナーに切り替えることで得られるメリットを3つご紹介します。
・参加人数を確保しやすい
オフラインのセミナーでは、開催地が遠方で参加できなかった人も、会場に出向く必要がなくなり、会社や自宅から参加できることから、気軽に参加しやすくなりました。
また、録画配信の場合は時間の制約もなくなり、より多くの参加者の確保が可能となります。
・時間やコストの削減
これまで行っていた会場でのセミナーや展示会は、会場費用だけでなく会場の手配や設営、配布資料の準備など多くの人手と時間を要しました。しかしウェビナーでは、これらのコストはほとんどかかりません。
また、参加者の会場までの交通費などのコストがかからないこともメリットの1つです。
・過去データの活用が可能
これまでに開催したウェビナーを録画することで、その動画を活用して何度もウェビナーを行えることも大きなメリットと言えます。
さらに、録画配信のウェビナーの場合は、参加者の都合のいいタイミングで動画を見ることができたり、繰り返し見ることも可能なため、内容に対する理解を深めることにもつながるのです。
ウェビナー開催準備の流れ
ウェビナー開催の成功のためには、入念な事前準備が重要となります。ここでは、ウェビナー当日を迎えるまでに行うべき準備について、順に解説していきます。
①目的の設定
ウェビナーを企画する準備段階では、まず初めに「ウェビナーを開催する目的は何か」を明確にする必要があります。
目的を達成するためには、どのようなターゲットを集客する必要があるのか、またターゲットが求めるテーマとは何かを設定することで、ウェビナーで配信するコンテンツを考えることができます。
具体的なターゲットの設定ができたら、「そのターゲットの課題はなにか」、「どのような情報を求めているのか」に合わせたウェビナーのテーマを決め、資料を作成します。
この時、もともとあるセミナー用の資料を活用することもできますが、オンラインでは紙の資料に比べ、小さく見えづらいこともあるため、グラフの活用やフォントを大きくするなど可読性を高めるということも意識しましょう。
②配信環境・ツール
ウェビナーを配信する際の環境も重要な準備の1つです。ウェビナーの配信状況や品質が悪いと信頼度を下げる原因となります。
スムーズな配信にするためにも、パソコンのスペックの確認や、状況に応じて外付けカメラやマイクの用意などを検討しましょう。また配信中の雑音や、乱雑な背景は、マイナスの印象を与えかねません。そのため事前に配信場所の整備を整えることも大切です。
次に、ウェビナーを配信する際のツールの選定を行いましょう。
ツール選定の際には、スムーズな画面・資料共有はもちろんのこと、フォーム作成やリマインド通知、アンケート機能、受講者の管理機能など自社で必要とする機能の有無も確認しておきましょう。
➂集客
ウェビナーの集客方法は、メール、SNS、Web広告、プレスリリースなどさまざまな方法があります。また、ウェビナーに参加してもらいたいターゲットによっても集客方法が異なります。
例えば、新規リードの獲得を目的とする場合は、多くの人に目にとめてもらえる方法で集客する必要があります。さらに、当日の資料先行公開などで関心度の向上とターゲットの絞り込みを行うのもポイントです。
反対に、既存顧客の育成を目的としたウェビナーを開催する場合には、ハウスリストを活用したメールでの集客を行います。ハウスリストに対しメールを送る場合は、接点をもったきっかけや、現在の見込み度合いに合わせ、一人一人に適した内容の文面でメールを配信しウェビナーに興味を持ってもらうことが重要です。
④リハーサル
ウェビナー開催1週間前までには、リハーサルを行いましょう。機材やツールの操作の確認だけでなく、アンケート機能やリンク先の接続ページの確認も忘れずにしておきましょう。
また機材リハーサルのみならず、本番同様のリハーサルを実施し、事前にトラブルや課題の発見・改善を行いましょう。
⑤リマインドメール
ウェビナー開催日までに何度かリマインドメールを配信することも、参加率の向上につながります。
申し込み日から開催日までの間が空く場合、忘れられていることもあるため前日や、当日に確認のメールを送信することが有効です。
ウェビナー配信後のフォローで実施すべきこと
これまでのオフラインで行っていた展示会などに比べ、その場でフォローすることが難しいウェビナーにおいて、見込み顧客との関係性を継続し、商談へとつなげていくためにもウェビナー後のフォローが重要となります。
ウェビナー終了後、時間が経てば経つほど参加者の興味関心度は下がるため、温度感の高いうちにアフターフォローを行う必要があります。ここでは、アフターフォローの手法2つをご紹介します。
・アンケート
アンケートはウェビナー中もしくはウェビナー終了後１時間以内に回答してもらうなど、温度感の高いうちに回収しましょう。
回答してくれた参加者に対して特典を用意するなど、アンケートに回答するメリットを用意することで回収率向上につながります。
・お礼メール
お礼メールは当日中、遅くても翌日までに配信しましょう。開催から時間が経ってからのメールは開封率が下がる傾向にあります。
記載URLにアクセスがあった場合には、アプローチのきっかけとなります。アクセスがなかった場合でも今後の関係性の構築につなげるため、次回のウェビナー案内などで今後のアクションを促すことも重要です。
まとめ
ウェビナー開催の成功に欠かせない事前準備について解説してきました。開催の目的を明確にし、ターゲットに合わせたコンテンツを配信することがウェビナーを成功させるための重要なポイントとなります。
さらにターゲットに合わせた集客方法、ツールの選定と万全な体制でウェビナーを開催できるよう、時間に余裕を持って準備を進めていきましょう。
