対面商談からWeb商談へ！Web商談ツール選定のポイント
新型コロナウイルス感染拡大によって、思うように対面での商談ができずWeb商談の導入を検討している企業も多いのではないでしょうか。
この記事では、Web商談を活用するメリットや、Web商談ツール選定のポイント、さらにはWeb商談の導入を成功させるポイントまで詳しく解説していきます。
Web商談とは
Web（オンライン）商談とは、インターネットツールを活用し、相手と直接会わずに商談を行う営業手法のことです。新型コロナウイルスの影響で対面での営業が制限される中、カメラ付き端末であれば相手の顔を見ながらの商談も可能となるため、多くの企業が導入を進めています。
また、移動時間がないことで、一日に行える商談数を増やせたり、これまで訪問が難しかった遠隔地の顧客とも商談ができるようになったりするなど、効率的な営業活動が可能となります。
Web商談活用のメリット
ここでは、対面商談をWeb商談に切り替えることで得られるメリットについてご紹介していきます。
営業効率化
対面での商談の場合、商談先までの移動やアポの待ち時間を含め、一日の商談数は数件が限度でした。対して、Web商談の場合は営業先への訪問の必要がなくなるため、一日に行える商談件数を増やすことができます。
営業先への訪問がなくなることは、移動時間だけでなく交通費などのコストを削減することにもつながります。このような時間的コストの削減は、1日で行う営業活動の時間を増やすことができ、業務の効率化が見込めるのです。
商談エリアの拡大
Web商談では、交通費や移動時間の制限でこれまで訪問が難しかった遠隔地への営業も可能となります。営業エリアに捕らわれず、広域へのアプローチをすることによって、売上の向上も見込めます。
対応までのスピード感
対面での商談は、商談までにスケジュールの調整を行ったりと、問い合わせから商談までの時間がかかってしまうことも多くあります。
それに対してWeb商談では移動時間がない分、スケジュールの調整がスムーズなため、即時対応することもできます。その結果、顧客の温度感の高いうちに対応することができ、受注率の向上を見込めます。
属人化を防げる
担当者のスキルやノウハウによって結果が大きく左右される営業活動ですが、Web商談であれば、商談を録画することで、優秀な営業担当者のノウハウを共有することができます。
アポ獲得率の高い営業担当が顧客に伝えていることや、話している内容を資料として活用することで、提案内容を標準化し、属人化を防ぐことができます。
ツール選定ポイント
Web商談ツールには無料のものから、多機能なものまで様々なツールがあります。ここでは、自社に適したツールを選ぶために押さえておきたいポイントについて解説します。
機能の充実度
Web商談ツールには、通話だけでなく様々な機能が備わったツールもあります。
例えば、録画機能やホワイトボード機能、資料共有機能、さらに多くの参加者に対応できるウェビナー機能などがあります。
自社でWeb商談を行う際に、実際にどの機能が必要か事前に洗い出しておきましょう。
接続方式
Web商談ツールには、電話回線を使用して接続する「ナンバー接続」と、インターネット回線を使用して接続する「URL接続」があります。どちらの接続方式かはツールによって異なるため、自社や顧客層に合わせた接続方式のツールを選ぶと良いでしょう。
例えば、自社の顧客層がアナログな顧客が多い場合には、通常の電話と同じような感覚で使える「ナンバー接続」がおすすめです。反対に、オンラインに慣れている顧客が多い場合には、「URL接続」を選ぶと良いでしょう。
コスト
Web商談ツールには無料で使えるものもある中、コストをかけて導入する理由は何か、明確にしておきましょう。せっかくコストをかけて導入しても使いこなせなくては意味がありません。自社で使いこなすことができるのか、操作性や困ったときのサポート体制の有無なども確認しておくことが大切です。
また、上記でも述べたような自社に必要な機能の有無、さらに無料トライアルのあるツールであれば安心です。
セキュリティ
Web商談の際に、機密情報や顧客情報を共有したりする場合にはセキュリティ体制の確認も重要です。
無料のツールの場合、セキュリティ面で安全と言えないものもあります。大切な個人情報を保護するためにもセキュリティ体制が整ったツールを選びましょう。
Web商談の進め方
ここでは、実際にWeb商談を行う際の進め方のポイントについて「事前準備」「商談中」「商談後」に分け、それぞれ解説していきます。
事前準備
資料や台本の作成
Web商談のアポを獲得したら、事前に顧客のニーズに合わせた資料を作成します。オンラインでは紙の資料に比べ、小さく見えづらいこともあるため、グラフの活用やフォントを大きくするなど可読性を高めることも大切です。
顧客がWeb商談に慣れていない場合は、集中力が続かないこともあるため商談時間は30分ほどに抑えて行うことを想定し、時間配分を含めた台本を作成することで、スムーズな商談を行うことができます。
資料やURLの共有
スムーズな商談を行うためにも、作成した資料を事前に送付し、アポ当日までに商談の内容を共有しておきましょう。その際にWeb商談のログインURL等も送付し、当日までに顧客にWeb商談の準備をしてもらうことも必要です。
リマインドメール送信
Web商談前には、必ずリマインドメールを送信しましょう。対面商談に比べ、忘れられてしまうことやリスケになることが多いオンライン商談では前日や、当日に確認のメールを送信することが有効です。
カメラ・マイクの確認
オンラインならではの準備であるカメラやマイクの確認も重要な準備の1つです。商談が始まってから映像が映らなかったり、音声が聞こえないなどのトラブルが起こらないよう事前に確認しておきましょう。
商談中
話し方のポイント
カメラ越しでの商談のため、細かい動きや表情の変化などが伝わりにくいのは、相手も同じです。そのため、こちらの反応が薄いと、「きちんと伝わっているかな？」と不安になってしまいます。Web商談のときは、普段の会話よりも、相づちなどの動作を意識して大きめにするようにしましょう。
またオンライン上での会話は、遅延（ラグ）が生じたり、音声が被った際に聞き取りにくいため、相手が「会話に入る隙」を見つけにくいと感じることもあります。普段よりもゆっくり話したり、間をしっかりと作るようにすることで相手も発言しやすくなり、「一方的にこちらが話し続ける」という状況を減らせます。ときどき質問を交えるなど、相手の理解度も確認しながら話を進めていきましょう。
伝えたいことを明確に
オンライン商談は、対面の商談より集中力が切れやすいと言われます。そのため、長時間商談しても、相手の記憶にあまり残らなかったという事態になりかねません。オンライン商談時には、あまり商談が長くならないようにしましょう。
事前に資料を送付しておき、当日は、資料への質疑応答や相手の課題・予算感などのヒアリングに留めるなど、端的でシンプルな商談を心がけましょう。
商談後
スピード感のあるフォローアップ
Web商談後は当日中か、遅くても翌日までにお礼メールを送信しましょう。商談内容の議事録や、資料も一緒に送ることで、あとから商談内容を振り返ることができたり、社内検討の際に活用してもらえる可能性もあります。
迅速で丁寧な対応は、好印象を与えることができるため忘れずに行いましょう。さらに、資料請求や問い合わせがあった場合には、温度感の高いうちにできるだけ早く対応することで受注につながる可能性が高まります。
Web商談の導入を成功させるには
ここでは、これまでの対面での商談からWeb商談に切り替えていく際に、気を付けたいポイントをご紹介します。
対面商談との使い分け
Web商談に対して、未だネガティブなイメージを持つ顧客や企業も多くあります。すぐに全ての顧客に対して、Web商談に切り替えていくのではなく顧客や企業に合わせて柔軟に対応していく必要があります。
例えば、一度も会ったことのない顧客には、まず対面での商談を行い信頼関係を築いてからWeb商談に切り替えていくといったようにオンラインとオフラインの使い分けが重要です。
進捗の共有
Web商談の導入を成功させるには、これまで対面で行ってきた商談を減らし、Web商談の件数を増やしていきましょう。そこで重要なのは、Web商談件数をただ増やすのではなく、効率的な商談を行うことで成約件数を増やすことです。そのためにも、Web商談の成功ノウハウやナレッジを共有し、社内やチーム全体としてWeb商談を進めていくことが大切です。
環境を整える
スムーズなWeb商談を行うためにも、インターネット環境や実施場所の整備も重要となります。インターネットの良好な接続環境はもちろん、実施する場所についても余計な雑音がなく、集中して商談を行える場所を確保しておくことが大切です。
まとめ
昨今、営業効率の向上が求められる中、Web商談ツールの活用は、時間的コストや経費といったこれまでの営業活動の課題を解決できる方法の一つといえます。
自社に適したツールとはどのようなものか、今一度明確にし、ツールの導入を進めてみてはいかがでしょうか。
