営業活動が非効率である要因とその改善方法

限られた時間の中で、売上を創出するため、生産性の向上や業務の効率化が求められています。この記事では、業務が効率化できていない要因と、その改善方法について解説していきます。

なぜ営業活動の効率化が必要なのか

営業の効率化とは、営業活動の中の無駄な業務を減らし、改善を行うことで効率的に業務を進めることです。では、どうして営業活動を効率化することが必要とされているのか、理由について解説します。

本来の営業活動を行うための時間の確保

本来の営業活動とは、商談など、顧客と直接コミュニケーションを取り成約へとつなげることです。
しかし営業担当者は、商談活動以外にも商談前の事前準備や、資料の作成などさまざまな業務を行っています。それらの業務の無駄を省き、売り上げに直結する商談活動に時間を充てることで、成約率を向上させることが求められているのです。

営業担当者の負担軽減

無駄の多い営業活動を行うことは、営業担当者の負担や疲弊につながります。
商談活動以外の業務が多いことで、商談の時間の確保ができなくなってしまっては、成約率が上がらず精神的にも、体力的にも疲弊してしまう原因となります。それによって担当者自身のモチベーションが下がり、離職へとつながることもあります。

そうならないためにも、効率的に営業活動を行い成約率を向上させることが、社員のモチベーション向上にも直結するのです。

営業業務が非効率となる要因

営業活動の効率化のために「無駄を省く必要がある」とご説明しましたが、営業活動の無駄とはどういったことを指すのでしょう。ここでは、営業活動が非効率となる「業務の無駄」について解説します。

・確度の低い顧客への営業活動

問い合わせがあったため訪問したら、実際にはまだ検討段階ではなかったなど、見込み確度の低い顧客への訪問営業は時間の無駄となってしまい、効率的な営業活動とは言えません。

また、社内にある顧客情報に対して闇雲にテレアポを行った場合も同様に、自社の製品に興味のない顧客へのアプローチとなる可能性もあり、非効率となる要因です。

・作業工数の多さ

商談前の事前準備として、見積書や契約書の作成、さらに会議で使用する業務報告書の作成、営業日報の作成、さらにはメールの作成など商談活動以外の業務に多くの時間を取られていることも業務が非効率となる要因の一つです。

・移動時間

外回りの際の移動時間も無駄な時間とされています。
訪問先への移動時間だけでなく、先方での待ち時間、アポとアポの空き時間、さらには訪問先のエリアが離れている場合は一日の営業活動の中で多くの時間を移動時間として費やしてしまうことになります。

効率化する方法

ここでは上記で解説した「非効率となる要因」を効率化するための改善方法をご紹介していきます。

・見込み確度の高い顧客から優先的にアプローチ

まず、見込み確度の低い顧客への訪問を減らすために、そういった顧客からの問い合わせを減らすことが重要です。そこで自社サイトなどに製品の詳細な情報を掲載したり、過去の問い合わせをもとにしたFAQを作成することで、情報収集段階の見込み客からの問い合わせを減らし、効率化を図ります。

さらに、見込み確度の低い顧客へのテレアポを減らすためには、営業リストの作成が効果的です。営業リストに情報を集約することで、アプローチの優先順位をつけ無駄のない営業活動へとつながります。

・作業のテンプレート化

書類作成などの作業には優先順位をつけ、やるべき必要のあるもののみ取り組みましょう。またメール作成には、よく使う文章パターンのテンプレートを作成しておいたり、見積書や契約書などは、ある程度フォーマット化しておくことで作成時間の削減につながります。

・インサイドセールス

インサイドセールスを取り入れることで訪問の機会を減らすことができます。テレアポやWeb会議などで営業活動を行い、クロージングのみ訪問するなど外出日を減らすことで移動時間の無駄やコストを削減することができます。

また、インサイドセールスではこれまで訪問が難しかった遠隔地の顧客との商談も可能となります。さらには移動時間の削減により、商談数を増やすことにもつながります。

SFAの導入で効率的な営業活動に

SFAとは、セールスフォースオートメーションの略で、営業活動を支援するためのツールです。このSFAの導入で、さまざまな業務を効率化することができます。

例えば、見込み確度の高い顧客から優先的にアプローチを行う際に優先順位をつけてアプローチを行う必要があるとお話ししましたが、SFAの活用により、これまでの営業活動の履歴から分析を行い、優先的にアプローチすべき顧客の抽出を行うことができます。
さらに、書類作成などが自動化できるため、大幅な工数削減につなげることができます。

このように業務の負担を軽減するツールの導入は、営業業務の効率化には欠かせないツールと言えるでしょう。

まとめ

いかがでしたでしょうか。営業業務の時間の無駄を削減することで、本来の営業活動に、より時間をかけて施策を行えるようになります。そうすることで生産性の向上、受注率の向上へとつながるのです。
まず自社で非効率となる要因を洗い出し、改善を行うことで営業業務の効率化を図りましょう。

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