営業成果につなげる！案件管理の方法
営業活動で効率的に成果を上げるためにも、適切な案件管理が必要不可欠です。案件管理とは、顧客情報や営業案件の進捗状況を記録し、管理することです。営業活動においての商談から受注までが可視化されることで、管理者は担当者がどういう状況であるか把握することができ、必要に応じた適切なサポートが可能となります。
しかし、案件管理自体が負担となり、本来の営業活動に支障が出てしまうケースも少なくありません。
そこでこの記事では、案件管理のメリットから、効率的な営業活動を行うために必要な案件管理の項目や効率的な管理方法について詳しくご紹介します。
案件管理のメリット
案件管理とはその名の通り、営業案件の進捗状況を管理することです。商談から受注までの進捗状況を可視化させることで、目標達成に向けた効率的な営業活動が行えるようになったり、管理者が状況把握し、必要に応じてサポートできるようになります。
ここでは、案件管理を行うことで得られるメリットについてご紹介します。
営業活動の効率化
案件管理を行うことで担当者ごとの管理から、部署全体での管理ができるようになり、管理者が状況に応じた業務にリソースを配分することができます。
例えば管理者が、案件データから受注確度が高い顧客であると判断した場合、優先的にアプローチを行える体制を整えることができます。案件データに基づくことで無駄な営業を減らし、受注率向上につながる効率的な業務を行うことができるのです。
受注や売上の見込みが立てられる
案件ごとの進捗状況に応じて受注予測をすることで、今後の売上見込みを立てることができます。管理者が目標に対して現在の進捗状況を把握することで、状況に合わせた事業戦略を立てることができるのです。また、目標を達成できていない担当者に対して適切なアドバイスやフォローを行うことで、受注率の向上にもつながります。
属人化の防止
営業担当者だけが案件の情報を知っている状況を避け、部署内で案件を共有することで、担当者の不在時や、スキルによる属人化を防ぐことができます。また、商談時の提案状況や個々のノウハウを共有することで、均質化した提案を行えることから、チーム全体として営業活動の底上げにもつながります。
部門間での共有
営業部門だけでなく、マーケティング部門や、カスタマーサクセスといった顧客に関わる他部門と案件情報を共有することは、顧客にとっても有益となります。
例えば、他部門への問い合わせがあった際や、担当者の異動や退職時に担当が変わった際にも、顧客の状態をしっかりと把握できるため、適切なアプローチやフォローを行うことが可能となるのです。
案件管理のポイント
ここでは、案件管理項目と管理方法のポイントについてご紹介します。
案件管理に必要な項目
案件の管理項目は、業種やビジネスモデルによっても異なりますが、管理する項目が多いほうが良い訳ではありません。入力すること自体が手間に感じる項目や、何の為に必要か明確でない項目はなくし、必要最低限の項目を設定しましょう。
また、後々の分析や抽出を行うことも考慮し、正確な情報を管理するためにも、形式や定義を明確な項目を設定することが大切です。では、具体的な管理項目について見ていきましょう。
1.担当者
まずは、その案件の担当者が誰なのか明確にしておきましょう。案件の担当者が決まっていることで、管理者は担当者ごとの進捗状況や、抱えている案件数を把握することができます。また、担当者が明確であれば、それぞれの見込み顧客への適切なアプローチのタイミングを逃さないよう管理することができます。
2.進捗状況
案件の進捗が、現時点でどのフェーズにあるのか管理することで、その案件に遅れが生じていないかどうか把握することができます。
案件ごとに進捗管理できることで、管理者だけでなく、担当者にとっても取り組むべき優先順位が明確になり、効率的な営業活動を行えます。
3.流入経路
様々なチャネルを活用し、見込み顧客を獲得している場合には、見込み顧客がインバウンド、アウトバウンドどの流入経路により、案件化されたのか管理しておきましょう。
また、流入経路ごとに顧客の課題の属性がある場合も多いため、流入経路を管理することで適切なアプローチを行うことができます。
4.受注予定日
これまでの営業活動で受注までに要した時間をもとに、案件の受注予定日を想定しておきましょう。この予定日をもとに、スケジュールを設定していくことで受注までのタスクを管理しやすくなります。
5.売上予想額
案件ごとの見込み受注額と受注率をかけ合わせ、予想売上額を算出します。受注率は、過去の案件情報をもとに算出することができます。
また、受注後、算出した予想売上額と実際の売上額とを比較し、数値に差がある場合にはその差異がどこで生じたのか分析することが大切です。分析の結果から課題を明確にし、今後の営業戦略改善につなげましょう。
効率的な管理方法
案件管理は、データ入力に時間がかかることや、作成や確認のためにわざわざ会社に戻らないと行けないことなど、手間に感じる営業担当者も少なくありません。このように面倒とされる案件管理ですが、SFAやCRMなどのツールの活用により効率化することができます。
代表例であるSFAは営業支援システムのことで、顧客情報や、一部のデータは自動入力も可能となります。また入力されたデータの分析や、抽出も容易にできるようになり、これまで時間をかけて行っていた業務が削減され、営業業務の効率化を図ることができます。
このように業務の負担を軽減するツールの導入は、営業業務の効率化には欠かせないツールと言えるでしょう。
案件管理を成果につなげるために
営業活動において、案件を管理する目的は営業成果を上げることです。ただ案件を管理するのではなく、成果につなげるために意識しておきたいポイントについてご紹介します。
定期的な進捗管理
案件は管理するだけでなく、定期的に案件ごとの進捗状況を把握することが重要となります。
進捗状況を把握することで、案件ごとに顧客になり得るタイミングで抽出でき、効率的な営業活動を行うことができます。常に状況を把握できていれば、成約の妨げとなっている要因を見つけだすことができ、改善を行うことで成果率の向上につながります。
既存顧客の案件管理
新規顧客を獲得するには、既存顧客の継続的な受注に比べて時間やコストがかかります。そのため新規顧客獲得は、既存顧客との関係維持に比べ、利益率も低くなるのです。
そこで既存顧客の案件を管理することにより、継続的に受注をしてもらうことが成果率の向上のためにも重要であるといえます。
管理者による適切な管理
上記で説明した成果につなげる案件管理にするためには、営業マネージャーなどの管理者による適切な管理も必要です。管理者が営業担当者ごとの案件管理のマネジメントを行うことで、結果だけでなく、受注までのプロセスを可視化することができます。
このように、担当者ごとの営業活動の改善を行うことも重要となるのです。
まとめ：SFAの活用で効率的な案件管理に
成果につながる効率的な営業活動を行うためにも、適切な案件管理を行うことが重要となります。
Excelを活用した案件管理も可能ですが、入力の手間がかかることや、情報共有のタイミングの遅れなどが課題となります。SFAでは、リアルタイムに進捗の可視化を行えることや、これまでの案件や担当者情報を全て紐づけして管理できることなど、多くのメリットがあるといえるでしょう。
このようにツールの活用は、案件管理をより効率的にし、目標達成に向けた効率的な営業活動を可能にします。案件管理を行う際は、SFAなどの営業支援ツールの導入を検討してみてはいかがでしょうか。
