営業活動を効率化する営業リストとは？作成法と管理法
効率的な営業活動を行うためには、「営業リスト」の作成が必要不可欠です。営業リストといっても、ただ名前や企業名がかかれたリストがあればいいという訳ではありません。
そこでこの記事では、営業を効率化するための優れたリストを作る方法と、その「優れたリスト」とはどのようなリストなのか解説していきます。
営業リストとは
営業リストとは、営業活動を行う際に必要な顧客リストのことです。新規顧客開拓のためのテレアポなど、この営業リストを活用し行います。
リストに記載されている情報は、企業名や代表者名、住所、電話番号やメールアドレスといった連絡先、担当者の名前や担当部署などが記載されることが一般的です。
しかし、ただ顧客情報が無作為に並べられたリストでは効果的な営業リストとは言えません。営業リストは、営業活動を効率化し、利益の最大化を図ることのできるリストであることが重要となるのです。
営業リスト作成のメリット
ここでは、営業リストを作成することで得られるメリットについてご紹介します。
・データの蓄積と活用
営業リストの作成によって、データが蓄積され、そのデータを活用した営業活動を行うことができます。
企業情報だけでなく、「いつ」「誰が」「どのようにアプローチしたのか」などのデータを蓄積していくことで、そのデータから見込み顧客の課題を見つけ出すことや、コミュニケーションを取るきっかけ作りにも役立てることができます。
・業務の効率化
精度の高い営業リストの活用は、業務効率の向上につながります。
例えば精度の低い営業リストを使った場合、まだ自社の製品に興味のない顧客にもテレアポを行うことになり、売上にはつながらず、営業担当者が疲弊してしまうこともあります。このような非効率なテレアポは、社員のモチベーションの低下にもなり兼ねません。
そこで精度の高い営業リストを活用することで、確度の高い顧客からアプローチを行うことができるため、業務効率が向上し、チーム全体のモチベーションの向上にもつながるのです。
・円滑な情報共有
営業活動を行う上では、担当者ごとの進捗状況を常に把握し、共有することが重要です。
営業活動では担当者それぞれが「誰にどのようなアクションを行ったのか」などの進捗状況を共有することで、フォローや改善を行うことができ、成約率の向上につながります。
営業リストを活用すれば、このような担当者のアクションが可視化され、進捗状況などの情報を容易に共有することができるのです。
優れた営業リストとは
上記のようなメリットを得るためには「精度の高い、優れた営業リスト」を作成する必要があります。ただ顧客情報が羅列されたリストではなく、効果的な営業活動を行うことのできるリストであることが重要となるのです。
そこでここでは、「優れた営業リスト」とはどういうものなのか解説していきます。
・最新情報が反映されているリスト
最新の情報が反映されているリストは、優れた営業リストと言えます。
企業名や代表者名、担当部署や担当者名などが変わることはよくあり、担当者が変わったことで新たなアプローチを行うきっかけにもなり得るため、常に新しい情報を取得し、更新しましょう。
また、アプローチの結果などの情報も常に更新しておく必要があります。一度アプローチを行った企業に、「営業お断り」といった依頼を受けた場合、そのことがリストに反映されていなければ、再びアプローチを行ってしまいクレームとなることもあります。
このように古い情報のままでは、適切なアプローチを行うことができないため、常に最新の情報が反映されたリストに更新し続けることが重要となるのです。
・企業情報の重複がないリスト
営業リストは、情報の重複がないことも重要となります。
企業情報が重複していると、同じ企業に何度もメールやテレアポを行ってしまうなど、相手企業に悪い印象を与えかねません。そうならないためにも、営業リストの作成や更新の際には、入力する項目を統一し管理することが大切です。
・ターゲットが把握できている
効率的に営業活動を行うには、自社のターゲットとなる企業が反映されていることも重要となります。
ターゲットが把握できているリストであれば、成約の可能性が高い企業から優先的にアプローチを行うことができます。そのためにも、自社の顧客となり得る企業を明確化し、リストを作成することが大切です。
リストの作成方法
ここでは、実際に営業リストを作成する方法について解説していきます。
作成前の準備
上記でも解説したように、リストに自社のターゲットとなる企業情報が反映されていることで、効率的な営業活動を行うことができます。
そのためにもまずは、顧客のニーズは何か、そのニーズに対して自社の製品やサービスが応えることができるのか洗い出しを行い、自社のターゲットとなる企業を明確にしておきましょう。
作成方法
1.インターネット上の情報を収集
インターネット上に公開されている企業情報などから情報を収集する方法です。業種名などで検索することで、該当する企業の情報を取得することができます。
また、ターゲットとなる業界団体のサイトなどがある場合には企業名が一覧で掲載されているため効率的に収集することができます。一社ずつ企業を選定し情報を取得するこの方法は、工数はかかりますが、自社のターゲットに絞ったリストを作成することができます。
2.展示会やイベントに参加
ターゲットとなる業界が集まる展示会やイベントに参加し、情報を収集する方法です。コストがかかる場合もありますが、多くの企業の情報を獲得できる機会となります。
また直接会ってコミュニケーションが取れるため、情報を取得できるだけでなく、商談へとつながる温度感の高いリードの獲得につながることもあります。
3.社内情報の活用
社内にある名刺などの情報から、営業リストを作成する方法です。これまでに展示会で獲得した名刺や、過去に取引があった企業情報などの中に再びアプローチできる企業がないかチェックしてみましょう。
4.リストの購入
リスト販売会社より企業リストを購入し、営業リストを作成する方法もあります。コストがかかりますが、一度に大量の情報を取得することができます。
購入する際は、ターゲット企業のリストが含まれているかや、記載情報を事前に確認しておきましょう。
リストの管理方法
営業リストは作成するだけではなく、適切に管理し、活用することが重要となります。ここでは具体的な営業リストの管理方法についてご紹介します。
Excelで管理
Excelを活用したリスト管理はコストを抑えて始めることができます。自社で必要な情報を集め、一覧にすることで手軽に管理することができ、フィルター機能を使った顧客の検索や、抽出も可能です。
しかしExcelでの管理には、入力の手間や工数がかかります。また人的なミスにより、営業活動への支障が出ることも考えられるため、長期的に多くの顧客情報を管理する場合には別の方法を検討するのが良いでしょう。
外注業者の活用
営業リストの作成と、管理をまとめて外部の業者に発注する方法もあります。営業活動を行いながらのリストの作成や管理は、営業担当者にとって大きな負担となることが多いです。
そこでそれらの業務を委託することで負担が大きく軽減され、本来の営業業務の効率をあげることにもつながります。
SFAの活用
SFAなどを活用し、営業リストを管理する方法です。
SFAとは営業支援システムのことで、顧客情報や、一部のデータは自動入力が可能となります。また入力されたデータの分析や、抽出も容易にできるようになり、これまで時間をかけて行っていた業務が削減され、営業業務の効率化を図ることができます。
まとめ
いかがでしたでしょうか。この記事では、営業活動を効率化するためにも、リストの作成が重要であると解説してきました。
しかしリスト作成ばかりに時間を取られすぎて、本来の営業活動に支障が出るようでは本末転倒となってしまいます。そこで効率的にリスト作成を行うためにもリストの購入や、SFAなどの顧客管理ツールを活用するなどし、作業時間を短縮することも営業業務にリストを活用する上での重要なポイントとなります。
