ビジネスを加速させる！テレビ会議・Web会議を導入しよう

最終更新日: 2021.10.08

定期的な会議に出席するためや、全国各地のクライアントと商談するために、出張をしなければならないという方は非常に多いようです。出張というのは、費用はもちろんのこと、移動時間も多くかかります。

そんな時におすすめしたいのが、テレビ会議やWeb会議です。導入することで、会社にとっても従業員にとっても大きなメリットがあるでしょう。ここでは、テレビ会議・Web会議について詳しくご紹介します。

会議・商談のための出張は莫大なコストがかかる

定期的に責任者が集まって、会議を開催するという企業は非常に多くあります。短いスパンで開催されるチームミーティングだけではなく、月例の部長会議や取締役会などもあるでしょう。場合によっては、海外子会社の責任者が報告のために一時帰国するケースも少なくありません。

ある程度必要な事であるとはいえ、会議で責任者が本社に集まるのは非常にコストがかかります。移動のための交通費や、会議の開催時間によっては、宿泊を要するケースもあるでしょう。海外からの一時帰国が必要な場合は、さらにコストが必要となります。

また、出張費のようないわゆる「お金」だけではなく、移動には多くの「時間」がかかります。そのため、集中して仕事を行う機会を損失しているともいえるでしょう。企業内の責任者レベルの時間的損失も鑑みると、会議のために莫大なコストがかかっているのです。

営業担当者の商談でも、同じことが言えます。クライアント先から次のクライアント先に移動するのに1時間かかり、1回の商談が1時間と仮定しましょう。そうすると、9時～18時の営業時間中に行える商談数は多くても5商談程度が限度でしょう。1日あたり3時間を移動時間に充てる必要があり、月間では約60時間もの損失があるのです。

テレビ会議・Web会議とは？

テレビ会議・Web会議というのは、離れた場所にいる相手や会議室をモニターや音声でつなげて、実際に集まって会話をしているような状態で会議をすることができるシステムのことをいいます。

かつて、こういった会議システムは、通信が安定していなかったり、海外などと接続すると音声が遅れてしまったりなどの問題がありました。しかし、技術の向上により、映像通信や音声品質も向上し、本当に顔を合わせているかのように会話をすることができるようになっています。

テレビ会議とWeb会議の違いは？

この2つのシステムは、どちらも遠隔拠点を結ぶ会議システムですが、原理は全く違います。テレビ会議では専用線を引いてお互いに通信を行うのに対して、Web会議では、インターネット回線を用いて通信を行うのです。

テレビ会議・Web会議のメリット・デメリット

テレビ会議とWeb会議には、それぞれメリットもあればデメリットもあるため、

●テレビ会議

【メリット】

・専用線を使うので通信品質が比較的安定している
・部屋中を見渡すように投影することができる
・設置をしてしまえばランニングコストはかからない

【デメリット】

・パソコン画面の共有能力が弱いことがある（別途共有ソフトで回避可能）
・テレビ会議のある部屋が空いていないと使えない（移動式テレビ会議システムもある）
・拠点を追加する時には費用がかかる（イニシャルコストよりは安価になりやすい）

●Web会議

【メリット】

・専用機器が要らない
・会議室ではなくても自席のパソコンで参加できる
・社外からの接続も可能
・会議の録画や情報共有などのサービスが豊富

【デメリット】

・大人数の参加には向いていない（スクリーン等で回避可能）
・ネット回線の環境次第で音声が聞こえない人も出てくる（外付けスピーカなどで回避可能）
・ネット回線の環境次第で不安定になる（ネット回線の増強で回避可能）

このように、テレビ会議とWeb会議では、メリットやデメリットが異なります。導入を検討する場合は、それぞれを把握したうえで選択するようにしましょう。

テレビ会議・Web会議の導入準備

テレビ会議やWeb会議の導入準備として必要なポイントをご紹介します。

●通信環境の構築: テレビ会議システムの場合は、専用線を敷かなければ通信を接続することができません。そのため、専門の業者も含めて構築を検討していかなければならないでしょう。一方で、Web会議システムは、ネット環境さえあれば接続できますが、各機能のカスタマイズや画質設定、通信環境設定などを細かく設定をする必要があります。
●セキュリティの確保: テレビ会議の場合は、専用の機器にすでにセキュリティ対策が施されているケースが多くありますが、Web会議の場合は、暗号化通信やVPNなどの構築、ログ管理システムなどで万が一に備える必要があります。
●社内システムの構築: 特にWeb会議システムでは、画面共有などを効率よくできる機能がついていることが多いです。社内システムとの連携を構築して仕事効率化を実現できるように調整しましょう。
●マニュアルの作成と配布: テレビ会議・Web会議共通して、マニュアルの作成は必須です。せっかく高機能なシステムがあったとしても、活用してもらえなければ意味がありません。マニュアル作成や説明会の実施などをして、周知徹底を図りましょう。