これさえあれば成果につながる！「メール配信ツール」に必要な機能
多くの企業で期初にあたる4月。これからどのような施策をして、どのように案件、受注を創出していくのかを検討している方も多いのではないでしょうか。今回は、メールマーケティングをこれから始める方向けに、「その後の施策にも役立つ情報が獲得できる」、「工数を削減出来る」、「リスクを低減できる」、便利な機能をご紹介します。
メール配信をよりスムーズにするために
テンプレート設定
頻繁に送信するメールマガジンなどの場合、事前にテンプレートを設定しておき、コンテンツを作成することで配信までの流れがスムーズになります。また、展示会やセミナーなどのイベントに定期的に参加することが想定される場合、ある程度配信内容やスケジュールも決まってくるので、定型文を作っておくと直前に慌ただしくなることもないので便利です。
配信元設定
配信元を自由に設定出来る機能です。メールマガジンなら「info@～」などのグループアドレス、展示会やセミナーのお礼メールなら名刺を交換した営業担当者のメールアドレス、など配信内容に合わせて変更することで開封率を高めることが出来ます。
データ差し込み
配信先として設定した個別の送り先に紐づく情報をメール本文内に差し込むことが出来る機能です。宛名部分の会社名や個人名、利用中の商品（サービス）名などを文面に入れることで、メールが「自分あてに届いている」と思わせることが出来るので、返信率や文面内のURLのクリック率を高める効果があります。
添付ファイル
資料や画像を添付して送ることが出来る機能です。WEB上にアップロードできないキャンペーン情報や、特典について送ることで「特別感」を与え、メールのロイヤリティを高めることが出来ます。
HTMLメール
画像や動画、イラストなどを盛り込み、表現力を高めたメールを作成できる機能のことです。HTMLメールを送信することで、より視覚的に製品やサービスを訴求することが出来ます。
テスト配信
本配信を行う前に、指定のメールアドレスにメールを送信し、チェックをすることが出来る機能です。関係各所にテストメールを送信することで、内容・文面の確認、承認作業が簡単に行えます。
より高度なメール配信のために
マルチパート配信
HTMLメールを受信できない受信者に対して、自動的に事前に設定したテキストメールを配信する機能です。
配信予約
配信の日時を指定する機能です。担当者が不在の時や別の業務を行っている時にも、事前に設定しておくことで、漏れなくメールの配信を実施することが出来ます。
配信停止（オプトアウト）
受信者がメール配信を拒否する場合、自ら配信を停止する設定を行うことが出来る機能です。個別に手動で配信停止の設定を行うと作業漏れが起こる可能性がありますが、配信停止（オプトアウト）機能を使えばその心配はありません。
ステップメール
事前に設定した条件に該当する個人に対して、適切なタイミングでメールを配信することが出来る機能です。例えば・・・
1、 展示会参加者にお礼メールを送る
↓
2、 1で特定のURLをクリックした人にだけ事例を紹介するメールを送る
↓
3、 2のメールを送信した中で料金ページに来訪した人にだけキャンペーンメールを送る
等の施策が可能です。
送ったメールの効果を確認するために
個人解析（トラッキング）
配信されたメールの文面に記載されているURLをクリックすることで、個人を特定し、その後のWEBサイト流入を追跡することが出来る機能です。個人を特定し追跡することで、その後の施策で営業やマーケティングの指標となるデータを取得することが出来ます。
エラー分析
メールが配信できなかった原因を特定し、集約することが出来る機能です。内容によっては再度配信することが出来るものもあるので、定期的に確認し、リストのクリーニングに役立てることが出来ます。
集計レポート
送信したメールの配信状況や、開封率、クリック率などが確認できる機能です。興味度合いの高い受信者をピックアップするだけでなく、送信したメールの効果測定や、施策の分析にも活用できるので、配信した後のフォローや次の施策を検討するときに指針となるようなデータを取得できます。
リスク低減のために
SPFチェック
SPF（※）が正しく設定されているかどうかチェックする機能です。このチェックを行うことで、送信したメールが「なりすましメール」と判断されることなく、受信者のもとに届けることができます。
電子署名
電子署名「S/MIME」付きのメールを配信することができる機能です。送信者が偽装されてないことを証明しメールの信頼性を高める事で、「フィッシング詐欺」等のリスク低減に役立つことから金融機関等で利用されています。
まとめ
ご紹介した機能以外にも、BtoC向けだと「デコレーションメール機能」や「スマートフォン対応メール機能」などもあり、メール配信ツールの機能は多岐にわたっています。しかし、ただ機能が多ければいいというわけではありません。豊富な機能でも使いこなせなければ宝の持ち腐れになってしまいますし、むしろ複雑過ぎて使いにくい原因になってしまう可能性もあります。行いたいことを整理して、自社の施策にぴったりの機能を持った製品を選ぶことが大切です。
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