メールでアポイントを獲得するための4つのポイントと例文を紹介
これまで電話でのアポ取りを主に行っていた企業も、メールを活用してアポ取りを行うことが増えてきています。しかし電話でのアポ取りと同じ内容ではなかなか成果につながらないことも多いのではないでしょうか。
そこでこの記事では、送る相手に合わせた内容のアポ取りメールの例文や、アポ獲得につながる4つのポイントについて解説していきます。
メールでアポイントを取ることの重要性
営業活動において、お客様に会いに行く際に必ず必要となるアポ取りですが、新型コロナの影響でリモートワークが普及してきていることから、電話でのアポ取りが難しくなっています。そうした背景からメールを使って担当者とコンタクトを取る必要性が上がってきているのです。
自社だけでなく、競合他社からもアポ取りのメールがたくさん届く中で、自社のメールを読んでもらう為にも、内容にこだわったメールの作成が重要となります。
アポ取りメールの構成
まず初めに、アポ取りメールの基本的な構成について確認しておきましょう。
宛名
一番初めに、相手の名前や会社名を記載します。わかる場合には部署や役職も記載することでより丁寧な印象を与えます。
挨拶と自己紹介
挨拶文は過去に取引のある相手と過去に取引がない相手によって使い分ける必要があります。取引がない相手の場合には挨拶文の後、「貴社のホームページを拝見しご連絡いたしました。」といったようにどういった経緯でメールを送ったかも説明しましょう。
メールの主旨
次に、アポイントメールを送った理由を簡潔に説明しましょう。ここで商品やサービスの内容を説明するのではなく「自社サービスについてご紹介のお時間をいただきたく、ご連絡いたしました。」のように簡潔に伝えます。
本文
アポイント内容の詳細や、複数の候補日を記載します。的確で簡潔に、相手にわかりやすい本文となるよう心がけましょう。
結びの言葉と署名
最後に、返信締切やお礼文を記載し、自分の名前や会社名、問い合わせ先となるメールアドレスや電話番号も記載しておきましょう。
アポ取りメールの例文
ここでは、過去に取引がある相手とない相手それぞれに合わせたアポ取りメールの例文を紹介していきます。
・過去に取引あり
〇〇株式会社
〇〇部 部長
△△様
いつもお世話になっております。
株式会社〇〇の〇〇です。
先日メールにて「〇〇（自社サービス）」の資料をお送りしましたが、
ご覧いただけましたでしょうか？
※こちらから再度ダウンロード可能です
本日は、「〇〇（自社サービス）」について
ご紹介のお時間をいただきたく、ご連絡いたしました。
お打ち合わせでは、貴社の現状の課題感をお伺いし
その上で「〇〇（自社サービス）」の具体的な活用イメージをお伝えできればと存じます。
下記日程のご都合はいかがでしょうか？
・7月26日（月）11時、13時、17時
・7月27日（火）14時、17時
・7月28日（水）15時、17時
・7月29日（木）15時、17時
上記以外でも、〇〇様のご都合のよい日時を折り返しご指示いただければ幸いです。
ご多忙のところ大変恐縮ですが、何卒よろしくお願いいたします。
署名
・過去に取引なし
〇〇株式会社
〇〇部 部長
△△様
突然のご連絡にて失礼いたします。
株式会社〇〇の〇〇と申します。
貴社のホームページを拝見しご連絡いたしました。
この度、貴社の事業において弊社のサービスがお役に立てるのではないかと思い、
ぜひ〇〇様とお会いしてご紹介させていただきたく、ご連絡をいたしました。
もしよろしければ、直接内容をご説明できればと考えております。
下記日程のご都合はいかがでしょうか？
・7月26日（月）11時、13時、17時
・7月27日（火）14時、17時
・7月28日（水）15時、17時
・7月29日（木）15時、17時
上記以外でも、〇〇様のご都合のよい日時を折り返しご指示いただければ幸いに存じます。ご多忙のところ大変恐縮ですが、何卒よろしくお願いいたします。
署名
メールでアポを獲得するためのポイント
ここでは、アポ取りメールで意識しておきたいポイントについて解説していきます。
開封率を上げる件名
受信したときに一番初めに目にするのが件名です。メールの開封率を上げるためには、開封したくなるタイトルの設定が重要となります。
例えば、数字を入れる、開封するメリットとなるインセンティブの押し出し、興味を引くキラーワードなど、短文で具体的なタイトルにすることがポイントです。
メリットを伝える本文
メールを読んで「話しを聞いてみたい」と思ってもらえることが、アポ獲得への第一歩となります。本文は端的に、相手にとってメリットとなる内容を伝えましょう。顧客の立場に立ち、メリットを考え、魅力的なメールにすることが大切です。
日程調整ツールを活用したアポ日打診
メールでのアポ打診の場合、一般的には、「以下の日程はいかがですか？」と連絡して、お互いの空いてる日程を擦り合わせ会う日時を決めていくため、手間と時間がかかります。
また日程の変更がある場合には、さらに日程調整に業務時間を割くこととなります。日程調整ツールを活用することで、これらの作業時間のほとんどを自動化することができ、アポ日の設定を効率的に行うことができます。
メール送信のタイミング
テレアポにも電話に出てもらいやすい時間があるように、メールも読まれやすいタイミングがあります。例えば、始業時間にメールチェックすることを想定し午前中に送信したり、外回りから帰って来る終業時間間際に送信することがおすすめです。
また休み明けにはたくさんのメールが届いていることが想定でき、自社のメールが埋もれてしまうこともあります。そのため週半ばに送るなど相手に読んでもらえるタイミングを考慮して送信する必要があります。
アポ獲得後のフォローメール
最後に、アポ獲得後から商談後までに送信しておきたいフォローアップメールについて解説していきます。
アポ日のリマインドメール
アポ日程の返信があった場合、お礼とアポ日の確認メールを送信しましょう。
「〇〇日の△時に伺います」と記載することでお互いアポ日の確認ができ、丁寧な印象を与えることができます。
商談前日のリマインドメール
アポイントの前日には、必ずリマインドメールを送信しておきましょう。
リマインドメールを送ることでアポイントを思い出してもらうきっかけにもなり、急なスケジュール変更がある場合にも対応しやすくなります。
商談後のお礼メール
商談後は当日中か、遅くても翌日までにお礼のメールを送信しましょう。
商談内容の議事録や、資料も一緒に送ることで、あとから商談内容を振り返ることができたり、社内検討の際に活用してもらえる可能性もあります。迅速で丁寧な対応は、好印象を与えることができるため忘れずに行いましょう。
まとめ
いかがでしたでしょうか。心がけたいポイントが多くあるアポ取りメールですが、成果につなげるためにも、相手にメリットのある内容だと伝え、魅力的なメールにすることが重要となります。
また電話に比べ温度感が伝わりにくいメールにおいて、丁寧で失礼のない内容にすることも意識し、アポ獲得につながるメール作成に取り組んでみて下さい。
