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「伝わらないパワポ」から卒業!提案書の”構成”6ステップ

「伝わらないパワポ」から卒業!提案書の 「さあ提案書を書こう!」と思っても、何から書き出せば良いのかわからない…という場面は誰でも経験するもの。ネット上にあるテンプレートを利用したことがある人も多いことでしょう。しかし、提案書は、お客様に営業パーソンの意見やアイデアを理解してもらう、つまり「伝わる」ための重要な文書なのです。テンプレートに沿って書き進めるだけでは、なかなかお客様に響く提案書を書くことは出来ません。

今回は、伝わる提案書を書きたい方に、「構成」の6ステップをご紹介いたします。

提案書とは?

お客様へ伝えるための手段

ビジネスの場面において提案書が必要になるときはいつでしょうか?それは、お客様に対して営業パーソンが意見を提出するときですよね。つまり、提案書はお客様に対して提出する意見をまとめた文書であり、意見をお客様に伝えるための手段と言えます。

企画書との違いは何?

提案書と企画書は同様に意見を伝える文書のため混同されがちです。しかし、まったく異なる意味をもつ言葉なので、先にこの違いをおさえておきましょう!

提案書
企画書
何を
課題と解決策
アイデア
やりたいこと
誰に
主にお客様
(社外)
主に上司
(社内)
どの程度詳しく書く?
方向性と、
ざっくりとしたコストを示す
実務レベル
細かく費用対効果まで示す

提案書はお客様の課題を整理し解決策を示すための文書、企画書はアイデアややりたいことを社内で認めてもらうための文書、と覚えてくださいね。

「伝わる」提案書

伝わることの重要性

「伝わる」とはどういうことでしょうか?「伝える」という言葉が、あなたから相手への一方向を指すのに対して、「伝わる」という言葉は双方向の理解を意味しています。あなたの意見を伝え、相手に理解してもらうことが、営業パーソンの目標である受注に繋がるのです。

伝わる提案書のポイントは「構成」と「デザイン」

意見が伝わる提案書にするためには、2つの方法があります。それが「構成」と「デザイン」です。

構成とは、いくつかの要素を組み立て、ひとつのまとまりあるものにすることです。構成をするときは、伝えたい情報を整理整頓して相手が知りたいと思う順番に並べていきます。

デザインとは、目的をもって具体的に設計することです。視覚からも理解できるように、情報をわかりやすく配置していきます。

この2つの中でも「構成」は、非常に頭を使う行為です。ですが、構成の崩れた提案書ではなにが言いたいのか伝わらず、結局どのように課題が解決するのかわからないままとなってしまい、商談が進まなくなるため、非常に重要と考えられます。慣れるまでは大変ですが、次の6ステップでしっかりマスターしていきましょう!

「構成」はこうする!6ステップ

▼ STEP1:お客様は何に困っているのか考えてみよう!

お客様が本当に困っていることは、お客様自身わかっていないことがあります。ヒアリングの内容を含めつつ、下のポイントで分析し課題を見つけましょう!

■会社について知る

その会社はどんな会社なのでしょうか?以下のポイントを見てみましょう!

  • ・設立年
  • ・従業員数
  • ・事業内容
  • ・市場の状況
  • ・強みと弱み
  • ・競合他社
  • etc…

詳しく分析したいときには、3C分析やSWOT分析といったフレームワークを使用します。

■想定される課題を見つける

会社についての情報と、ヒアリングの内容を踏まえて、課題を書き出してみましょう。例えば、現場にやる気がない、営業パーソンが少ない、など多種多様な課題が考えられます。

お客様の課題を漏れなくダブリなく、把握・分析したいときには、ロジックツリーというフレームワークを利用してみましょう。

▼ STEP2:課題はどうすれば解決できるのだろう?

STEP1で書き出した課題はどうすれば解決できるのでしょうか?何かツールを入れるべきなのか、人を増やすべきなのか、など多方面から考えてみましょう。

▼ STEP3:自社サービス・製品はどうお客様の役に立つ?

ここで初めて、あなたの提案したいサービス・製品について考えます。そのサービス・製品の「価値」は何でしょうか?

  • ・「どの」課題を解決できるサービス・製品でしょうか?
  • ・サービス・製品を「どのように」使えば解決できるのでしょうか?
  • ・お客様は「どのように」変わるのでしょうか?
  • ・今回のお客様にとって、あなたの提案したいサービス・製品の強みはなんでしょうか?

これらを考えてみましょう!

▼ STEP4:かかる時間とお金はどれくらい?

お客様の状況に合わせて、かかる時間と実際のスケジュール、費用を考えてみましょう。

▼ STEP5:気をつけてほしいポイントは?

そのサービス・製品を利用するにあたって、注意点があれば、書き出してみましょう。

▼ STEP6:最後の仕上げ。順番に書いて、目次をつけよう!

STEP1~5で提案書に書くべき内容が出揃いました。後は論理的に、お客様が欲しい順番で、並べてみましょう!

(例)
=============
お客様の状況は○○なので
  ↓
このような課題があります。
  ↓
その課題に対して、自社のサービス・製品が
  ↓
お客様の[売上を上げるorコストを下げるorリスクを下げる]ことに役立ちます。
  ↓
費用は◯◯、スケジュールは◯月~◯月です。
  ↓
注意事項
==============

目次は、「相手に提案の全体像を把握させることで提案の理解度を高める」という大切な役割を担っています。順番に並べることが出来たら、忘れずに目次を作りましょう。

さいごに

提案書における構成の重要さ、そして構成の方法について学んでいただけましたか?これからは、テンプレートを使う前に自分で考えを整理することができますね!

提案書を作成する際のもう一つのポイント、「デザイン」について知りたい方は、こちらの記事を参考にしてみてください。

さっそく、あなたが次に提案するお客様は何に困っているのか、書き出してみてはいかがでしょうか?

BtoBマーケティングスタートアップガイド(基本編)

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  • [公開日]2017年08月25日
  • [最終更新日]
  •  
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