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必見!展示会とその後のマーケティングを成功させるための事前準備

必見!展示会とその後のマーケティングを成功させるための事前準備

BtoB企業の主要な販促施策の一つである展示会。ただ、そこから成果に繋げられているかと言われると・・・いかがでしょうか。

「出展する」だけでは売上や成果につながりません。売上や成果につなげるには、入念な作戦立て、事前準備と会期後のスピーディーかつ継続的なフォロー活動が必要です。

今回は展示会を成功に導くためのtodoリストを、マーケティング及び営業活動の観点からお伝えします。

目標を設定する

事前準備のファーストステップは、展示会での目標を決めることです。展示会会場でメンバー全員が効率的かつ効果的な活動をするためには、明確な目標を設定し、全員がその目標を認識しておくことが重要です。 たとえば、以下のような目標を設定するのがお勧めです。

①受注目標金額と名刺獲得枚数目標
②名刺ランク毎の目標獲得枚数とターゲット

①受注目標金額と名刺獲得枚数目標

出展製品・サービスの価格やLTV(ライフタイムバリュー:顧客生涯価値)などをもとに、今回出展する展示会からの受注数や受注金額を設定し、営業の受注率等用いて、必要な名刺獲得枚数目標値を定めましょう。もちろん製品・サービスによっては目標が高くなりすぎたり、逆に低くなったりすることもありますので、場合によっては調整も必要です。

②名刺のランク分けとランク毎の目標獲得枚数

展示会会場でお会いしたすべての方が直近で導入を検討しているわけではありませんし、各営業担当がひとりひとり全員にご連絡するのも現実的に不可能です。ですので、その方のニーズや検討フェーズ、決裁レベルなどに合わせてその場で名刺をランク分けして保管し、適切なフォローができるよう整理しておきましょう。 例えばこのようにランク分けをします。

名刺管理 ランク分け 出展製品・サービスによっては、来場者バッジの分類から「所属部門」や「VIPのみ」等でターゲットを定めてアプローチするのも良いでしょう。 こうしてランク分けした名刺は、ごちゃごちゃにならないよう、ケース等を活用して管理・保管できるようにしておきましょう。

メンバーの役割分担とスケジュールを決める

展示会当日は慌ただしくなるので、あらかじめメンバーの役割とスケジュールを事前に決めておくとスムーズなブース運営ができます。

役割例をご紹介します。

集客
ブース周りにいらっしゃるお客様へ積極的に声をかけ、自社ブース内へなるべく多くの集客をすることがミッション。
デモ/接客
自社ブースへいらっしゃったお客様と会話をし、ニーズ把握や興味喚起をして案件に繋げることがミッション。 場合によってはその場で商談、クロージングする場合もある。
名刺管理
獲得した名刺情報を管理したり、その場でデータ化し、営業が即フォローできる状態をつくることがミッション。
全体監督
全体のスケジュールや目標などの管理などを行い、スムーズに進めるようにすることがミッション。展示会は1日行われることも多く、夕方ころには疲れがたまってくるので、周りへの声掛けなどを行ったりすることも重要。

また、休憩などがきちんと決まっていないとブースに人がいなくなったり、休憩にいけないメンバーが出てきたりしてしまうので、ある程度事前に決めておくようにしましょう。

ブース内に用意しておくべき物

以上を踏まえ、ブース内には以下の5点を用意しておきましょう。

  • ・名刺ランク毎の名刺ケース
  • ・付箋
  • ・輪ゴム
  • ・名刺スキャナー
  • ・パソコン

獲得した名刺の仕分け用には、付箋や輪ゴムがあると便利です。また、営業が即フォローできるよう名刺スキャナーもブース内に用意しておき、その場でデータ化してしまいましょう。当日中にフォローする方の名刺については、手間はかかりますが手作業でデータ化することをお勧めします。

会期後のフォローをスピーディーに行う

展示会が終了し、名刺データ化も来場お礼メールの配信も無事に完了したら、ここからが勝負です。

自社ブースへ来てくださったお客様は、もちろん他社のブースにも行っています。連絡が遅くなれば競合他社が先に連絡してしまいますし、来場者の方の記憶も薄れてしまっているかもしれません。お客様の記憶が新しいうちにしっかりとフォローしていきましょう。Aランク名刺には遅くとも会期後1週間以内にコンタクトが取れている状態が望ましいでしょう。

展示会は一度にたくさんの方にお会いするので、役割分担をしつつ、名刺ランク毎のフォロー状況をチェックし、漏れ無くアプローチを進めましょう。

  • Aランク:営業が全てのお客様のアポ獲得もしくはクロージングができているか
  • Bランク:来場お礼メール送付後、返信が無かった企業への営業フォローもしくはマーケティングチームによるナーチャリング活動ができているか
  • Cランク:マーケティングチームからナーチャリング活動ができているか

一度フォローした方も、継続的にフォローする

時間の経過により名刺ランクは変化します。例えば展示会直後にアポイント獲得できなかったA/Bランク名刺はCランクに、また、逆にCランクだった企業がAランクに浮上することもあります。

一度フォローが終わり直近で案件化・受注しなかった場合でも、せっかく関係を築くことができたのですから、引き続き情報提供などを行い継続的なフォローを行いましょう。こういった継続的な活動が、展示会のメリットを最大活用するための重要なポイントです。

まとめ

いかがでしたでしょうか。展示会は会期前・会期中・会期後の少しの工夫で効果を大きく上げられます。何においても大切にすべきポイントは、明確な目標設定と、それぞれのお客様に合わせたコミュニケーションをとっていくことです。

展示会や出展サービスによって異なる点もあるかもしれませんが、本記事が皆さまのマーケティング活動のお役に立てることを願っています。

展示会を成果に繋げるための「準備」「当日」「事後フォロー」

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