スケジュール管理は営業の必須スキル！管理上手になるの3つのポイントは？
営業は常にクライアントとの打合せの時間やその他業務に追われており、予定がたくさん詰まっています。そんなとき、抜け漏れがないようにスケジュール管理を上手にできるかどうかで、仕事の成果も変わってくるものです。
今回は、成果を出せる営業パーソンになるためのスケジュール管理のコツをご紹介します。
営業でスケジュール管理が上手にできない人の特徴
営業パーソンの中には、スケジュール管理が苦手な方も少なくありません。
しかし、スケジュール管理を怠ると、お客様や社内メンバーに迷惑をかけてしまいます。スケジュール管理を上手に行うためのコツをご紹介する前に、まずは「スケジュール管理ができない人」に共通する4つの特徴を見ていきましょう。
- 1、タスクの整理ができていない
- 次から次へと舞い込んでくるタスクを、そのまま手帳やスケジュールに書き込んでいませんか？「いつまでに」「何を」やらなければならないかをきちんと整理しないと、優先順位をつけることができません。
- 2、予定に対する時間の把握ができていない
- それぞれのタスクにどれくらい時間がかかるのかを把握していないと、無理なスケジュールを組んでしまいがちです。その結果、結局タスクがスケジュール通りに終わらず期日を守れなくなり、信用を失ってしまうことにつながってしまいます。
- 3、予定をバラバラに管理している
- メール、社内SNS、ToDoリスト・・・。スケジュールを様々な場所で管理していませんか。予定が点在してしまい、抜け漏れやダブルブッキングが出てしまう可能性が高くなります。 タスクはなるべく1冊の手帳やToDo管理・カレンダーアプリなどでまとめて管理をするようにしましょう。
- 4、スケジュールを詰め込んで管理している
- まったく余裕のないスケジュールを組んでいませんか？それぞれのタスクを、期日に合わせようとしてぎっちり詰め込んでしまう方も少なくありませんが、えてして突発的な仕事や緊急度の高い業務は発生するものです。予定を立てる際に、予め現状のスケジュールを把握したうえで余裕のあるタスク管理を行いましょう。
上手にスケジュール管理ができるようになるための、3つのポイント
「自分はスケジュール管理ができていない・・・。」とお悩みのあなた、思い当たる点はありませんか？
でも大丈夫です。上記の４つの課題をクリアすれば、スケジュール管理を上手に行えます。そこで、上手なスケジュール管理を行うための３つのポイントをまとめました。
予定を全てリストアップし、優先順位を付ける
スケジュール管理の第1歩は、全ての予定をリストアップすることです。まずはどんな予定やタスクがあるのかを洗い出しましょう。
次に、リストアップした予定それぞれに優先順位をつけていきます。重要度と緊急度を加味し、適切な優先順位を設定します。 その優先順位に合わせて予定をスケジューリングをします。
予定時間の前後には移動時間や調節時間を作っておく
スケジュール管理をする際は、その予定・タスクにかかる時間を明確にしておきましょう。訪問先への移動時間や、作業にかかる時間に予備時間などを予めスケジュールに入れておくことで、無理のないスケジュール管理を行うことができます。
対応時間をあらかじめ想定し、区切る習慣をつける
各予定・タスクにかかる時間を想定した後は、そのタスクをスケジュールに落とし込んでいきます。その際に重要なのは、予定をしっかり区切ることです。
営業パーソンは顧客第一です。しかし、商談は長ければ長いほどいいというわけではありません。商談時間を明確に区切ることで、メリハリのついた濃厚な商談を行うことができるようになるでしょう。もちろん、勝負が必要な商談とそうでない商談がありますので、全ての商談を同じ対応時間にする必要はありません。
営業がスケジュール管理をするのは手帳か、スマホどちらが良い？
スケジュール管理にはツールが必要不可欠です。ツールには大きく分けて手帳とスマホに分けられますが、どちらの方が良いのでしょうか？それぞれのメリットを見ていきましょう。
スケジュール管理を手帳でする場合のメリットは？
メモ代わりにもなる手帳のメリットは、
- ・すぐに書き込める
- ・アイディアを書き溜めておける
- ・週単位、月単位で予定を見渡せる
という手軽さと、大枠の予定を見渡せる点にあります。
また、手書きで書くほうが記憶に残りやすいと言われているため、忘れっぽい方は手帳で予定を管理するほうが良いと言えるでしょう。
スケジュール管理をスマホでする場合のメリットは？
スケジュール管理をスマホで行う場合、以下のようなメリットがあります。
- ・場所を問わず書き込める
- ・チームメンバーと予定の共有がしやすい
- ・予定の移動が容易
また、会社で使っているスケジュール管理システムにそのまま連携できるようなツールやアプリもありますので、予定を人に共有する必要がある方はスマホでの管理がおすすめです。
それぞれメリットがありますので、自分のスタイルに合わせたツールを選択してみましょう。
さいごに
スケジュール管理ができるようになれば時間を最大限使うことができるようになり、業務効率も上がります。最小の労力で最大の成果を出すことも可能になりますので、しっかり管理していきましょう。
