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営業パーソンが知りたい!メール誤送信防止策(Gmail編)

営業パーソンが知りたい!メール誤送信防止策(Gmail編) あなたは、毎日何気なく送っているメールが、確認漏れによって大きなミスに繋がってしまう事を想像したことはありますか?誤送信してしまったメールに顧客の情報が入っていたら取り返しのつかないことになってしまうかもしれません。

今回は、よくあるメールの失敗からメールの誤送信を減らす対策法をご紹介します。

メールの誤送信が及ぼす影響とは

まず初めに、メールで誤送信してしまった場合にどのようなことが起こりうるのか考えてみましょう。

①情報漏洩をしてしまう
一度ネット上に出てしまった情報をなかったことにするのは、とても困難です。また、情報漏洩によるプライバシーの被害も起きてしまいます。2014年には、世界的に有名な金融グループで、外部企業がシステム・アップグレードを行った際に、些細なミスで重要な報告書を外部に送信してしまう事件が発生しました。
②信頼を失ってしまう
メールの誤送信をしてしまうと、送信相手のみならず他の会社からも「あの会社はプライバシーが守れない会社だ」などと不信感を抱かれてしまいます。

Gmailの誤送信防止機能紹介

メールの誤送信による影響やリスクについてはご理解いただけましたか?では早速、誤送信を防止するための対応策をご紹介していきましょう。

今回は多くの企業でも導入されている、Gmailの誤送信を防止する機能をご紹介します。

設定編

①送信取り消し

メールを送信した直後に、数秒ほど取り消しのリンクが表示されます。送信の取り消しは最大30秒まで設定できます。送信ボタンを押した直後に「あ、間違えた!」ということに気付ければ、送信を取り消して再編集することができます。

【設定方法】
  • 1)Gmail画面の右端にある歯車アイコンをクリック
  • 2)設定をクリック
  • 3)送信取り消し機能を有効にするにチェック(5~30秒で設定します)

gmail送信の取り消し

●定型文の登録

よく使うメールの文章をテンプレートとして作成しておくと便利です。打ち間違い防止になるだけでなく、メール文面作成にかかる時間の短縮にもつながりますね。

【定型文を作る時のポイント】

ビジネス上の定型文のフォーマットを定型文として登録しておくと便利です。 以下の4つを抑えておきましょう。

  • 1.宛先(○○株式会社○○様)
  • 2.書き出し(お世話になっております。○○株式会社の○○です。)
  • 3.本文(先日はお電話にてありがとうございました…)
  • 4.署名(○○株式会社、○○部署、氏名、メールアドレス、電話番号、住所)
【署名設定方法】
  • 1)Gmail画面の右端にある歯車アイコンをクリック
  • 2)設定をクリック
  • 3)署名を入力

gmail署名

拡張機能編

safety for Gmail
メール送信時に宛先を確認する機能です。 ドメイン外の宛先が複数指定されている場合、送信先を再確認できる警告画面が表示されます。ToとCcで別のドメインを送信先にしているときなど、「ついうっかり」やりがちな宛先ミスの削減につながります。

safety for Gmail

Gmail Address Checker
メール送信前に宛先、件名、添付ファイルの確認をします。 To、Cc、Bcc、Subject、Attachedそれぞれのチェックボックスを全てチェックすると送信できるようになっています。添付ファイル名も確認する必要があるので、「違う会社の見積書を送ってしまった!」というミス防止につながります。

Gmail Address Checker

その他のメールソフトで使えるツール

Gmail以外のメールソフトでも、メール誤送信対策のツールを用いることができます。いくつかご紹介します。

DefenseMail@Address(無料ソフト)

すべてのメールソフトで送信時に宛先確認の画面を表示し、チェック後に送信や中止することができる。添付ファイルがある場合は、添付ファイルが付いていることも表示されます。

@Securemail +Filter(有料ツール)

添付ファイルやメール本文を暗号化、重要メールの送信時には上長の承認を得るように規制をすることができます。 1アカウント130円~、10人以上で利用することができます。

matriXgate(有料ツール)

添付ファイルの暗号化、送信メールを一時保留して再確認することで誤送信リスクを軽減できます。また、重要メールの送信時には上長の承認を得るように規制することや、外部から入ってくるスパムメール、マルウェア対策もできます。 価格についてはお問い合わせが必要です。

さいごに

いかがでしたでしょうか。 毎日メールを送っていると慣れがでてしまい「自分は大丈夫」と過信してしまうものです。しかしそんなあなたでも、うっかりミスをしてしまう可能性は0ではありません。

Gmailを利用の方は、今すぐ拡張機能の追加やメール設定をして誤送信対策をしていきましょう。Gmail利用者でなくても、無料で使える誤送信対策ソフトを利用して、メールの誤送信をしないようにしていきましょう。

BtoBマーケティングスタートアップガイド(基本編)

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  • [公開日]2017年11月17日
  • [最終更新日]
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