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テレアポは事前準備が成果アップのコツ

テレアポは事前準備が成果アップのコツ せっかく良いリストがあっても、準備が不足しているとアポイントは獲得できません。沢山のアポイントを獲得するには、『アポ率を上げる(=スキル向上)』『コール時間を増やす(=効率化)』方法がありますが、事前準備はこの両方に関わる重要な作業です。今回はそのノウハウについてご紹介します。

テレアポに必要な3つの準備

テレアポをする際に必要なものは、

  • ①リスト
  • ②スクリプト
  • ③情報を集約したメモ

の3つです。このうち①のリストについては過去の記事「テレアポの成功はリストアップで決まる!」でご紹介してきましたので、今回は②と③を中心にご紹介したいと思います。

コールスクリプトの準備

コールスクリプトとは、テレアポ用語「コール台本」のことを指します。要するに、お電話のアタマからオシリまでをテキストにしたものです。継続した成果を組織で上げるためには、営業ナレッジを共有し合い、出来る限り属人化を脱却するために、このコールスクリプトが重要になってきます。

また、スクリプトはできるだけシンプルなものにしておくことも重要です。お電話を受け取るお客様は、仕事の最中にも関わらず手を止めて話を聞いて頂くことになるのですから、伝えたいことを短時間でシンプルに伝えられなければなりません。

スクリプトのフレームワーク

BtoBのテレアポは、製品・サービスが違ってもフレームワークはほとんど同じで、基本的には大きく「受付突破」「ご担当者様との会話」「必要事項の再確認」の3つで構成されています。

テレアポの際は、自分が今どこの“場面”でお相手と会話をしているかの意識をすることが重要です。例えば、受付の方に製品のディティールまで詳しくお伝えしても、アポイントに繋がるトークとは言えません。なぜならば、受付の方は製品・サービスの決定に関与しないことがほとんどだからです。 場面によってトークの重要ポイントが異なりますので、それぞれのポイントについて、簡単にご紹介していきます。

受付突破

受付の方とお話する目的は、ご担当者様に電話を取り次いでもらうことです。

従って、この場面で自社のことをつらつら紹介したり、製品・サービスの詳細をお伝えするのは適切ではありません。 トークの最重要ポイントは、誰に取り次いで欲しいかが適切に伝わり、ご担当者様が社内にいらっしゃるかどうかを把握することです。必要があれば、お電話を差し上げた背景や、製品・サービスについて若干触れるようにします。

ご担当者様との会話

ご担当者様とお話する目的は、アポイントの許可を頂くことです。

従って、この場面ではお電話を差し上げた背景や、製品・サービスの魅力をしっかりとお伝えし、ご担当者様に興味を持って頂くトークをする必要があります。 トークの最重要ポイントは、ご案内したい製品・サービスの内容が適切に伝わり、お客様にお会いするメリットをご理解頂くことです。

必要事項の再確認

お電話を切る前には、日時、お伺い先の住所、お名前、ご連絡先などの情報をしっかりと確認することも重要です。はじめてテレアポをする方はここが漏れてしまいがちですので、とくに注意しましょう。

コール先の情報を集約したメモの準備

「スクリプトの準備」がアポ率を上げるための打ち手であるのに対し、「コール先の情報を集約したメモの準備」はアポ率を上げるための打ち手であり、同時にコール時間を増やすための打ち手とも言えます。

テレアポは非常に多くの企業に電話をかけていくことになります。その際に、何度も同じ情報をWebで調べたり、思い返すのに時間がかかってたりしたのでは、限られた時間で最大のパフォーマンスは発揮できません。そのため、テレアポの際には同じ作業を繰り返さないための工夫が必要となります。

事前準備の項目
  • ・商材カテゴリ
  • ・商材サイト
  • ・Web施策
  • ・販促施策
  • ・会社概要
  • ・組織図
  • ・キーマン情報
  • ・その他

一社一社調べながらコールをすると非効率なので、「事前準備の時間」「コールの時間」と分けて行いましょう。

そして、このように共通のテンプレートで準備をしておくことで、効率よく準備もできますし、スピード感を持ってテレアポをしていくことができます。とくに、キーマン名をWebで調べて、名前を伝えてお呼び出しする際は、「なぜ私の名前が分かったのか」と質問を受けることがありますので、しっかり自信をもって受け答えが出来るよう準備をしておくといいでしょう。

事前準備のボリュームを見極める

ここまで事前準備の方法についてご紹介してきましたが、大量のリストに対し、とにかく数を架けていくようなテレアポの場合には、事前準備のボリュームは低くなります。なぜならは、このような場合にはコールの数をこなしていくことの方が優先度が高いからです。また、時には調べても分からないこともあるので、まずは架けてみることの方が早い場合もあります。また、事前準備のボリュームは、製品・サービスや目的によってボリュームが変わってきますので、状況によってきちんと見極めていく必要はあります。

とは言え、上記のようなテンプレートの型を持っておくことは重要ですので、テレアポの際にはどんな情報が必要かを一度整理してみることをオススメします。

まとめ

いかがでしたでしょうか。テレアポを行っている企業はたくさんあると思います。上述したように状況にもよりますが、効果的なテレアポを行うには、事前準備がとても重要になります。この記事の内容が少しでも効率化や成果向上のお役に立てればと思います。

ニーズのある企業を見つけ出し アポ率を倍増させるコールリストの作り方

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  • [公開日]2014年08月9日
  • [最終更新日]
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