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セミナー開催当日の運営をスムーズに進める事前準備とチェックリスト

セミナー開催当日の運営をスムーズに進める事前準備とチェックリストセミナー開催当日は意外と準備することや対応することが多く、しっかり準備したつもりでもバタバタしてしまうものです。

当日にお客様をお待たせしてしまったり、「あれが無い!これが無い!」とならないよう、チェックリストを用意して漏れ無く準備しておきましょう。この記事では、セミナー当日に必要な実施項目とチェックリストを時間軸に沿ってご紹介しますので、ぜひ皆さまのセミナー運営の参考にしてください。

前日まで

自社内で開催する場合、セミナー当日はお客様がご来社される数少ない機会です。ですので、営業やサポートのメンバーなどがセミナー前後や休憩中にご挨拶できるよう、遅くとも前日までにお申込み者様リストを社内共有しましょう。

前日~当日の準備

お飲み物

冷たいドリンクを配布する場合は、必要本数を前日または当日の朝から冷やしておきましょう(少し多めに用意しておくと安心です)。

配布資料

配布物(資料やノベルティ等)は何をお渡しするか事前に決めておき、当日は1セットずつクリアファイルに入れるなど、お持ち帰りいただきやすいよう準備しておきましょう。

会場案内

お客様が入口や通路で迷わないよう、「○○セミナー 受付はこちら」「お手洗いはこちら」など、案内の張り紙も用意しておきましょう。

会場設営

セミナーに参加される方が講演に集中できる快適な会場をつくりましょう。テーブルや椅子の位置はもちろん、「会場内は清潔か」、「空調は適温か」など、確認しましょう。配布物もこの時テーブルに置いておきます。アンケートはクリアファイルなどに入れず、配布資料の一番上に置くことで、忘れずにご記入いただきやすくなります。

また、お手洗いや喫煙所の場所など、会場内の設備案内用スライドを1枚用意しておき、投影しておきましょう。その際に講演用PCの投影チェックやセミナー資料の最終確認も必ず行います。

BGMもお勧めです。たとえばリラックス系の音楽をかけておくことで、セミナー開始までのお待ちいただいている時間の会場内の雰囲気を和らげることができます。そうするとその後の講演が良い雰囲気で始められますし、集中して聞いていただけたり、質疑応答の際にも質問しやすくなると思います。

受付

受付には、いただいた名刺を入れる小さいトレイを置いておき、その場で出欠チェックができるよう、チェック用紙もしくはエクセルファイルやセミナー管理ツールなどを用意しておきましょう。

また受付には、筆記用具をお持ちでないお客様のためにペンも数本用意しておくと喜ばれます。開場後は会場規模により、受付担当と会場へご案内担当の最低2名以上用意しましょう。

遅れていらっしゃる方のためにセミナー開始後も10~15分は受付を続けます。 受付終了する際は、終了後にご来場された方が困らないよう、案内の張り紙をしておきましょう。

  • ・受付担当者の内線番号を案内する
  • ・会場の場所とそのまま会場に入って問題ない旨を案内する

など

外部の会場で行う場合は基本的に終了時間まで受付に人がいるとよいでしょう。

セミナー開始~終了後

開始時

BGMを止め、司会が開会の挨拶(必要に応じてタイムテーブルのご案内)をし、講師へバトンタッチします。またこの時に照明を少し落とすなど、ご来場者様から投影スライドが見やすい暗さにしましょう。

休憩時

休憩をはさむ場合には、司会より一言案内し、休憩に入ります。休憩中は照明を上げ、BGMをかけましょう。再開時も司会が一言挨拶をし、講師へバトンタッチします。

終了時

講演終盤、司会の案内で質疑応答に入ります。質問が挙がらなくなったらセミナーは終了ですが、アンケートがある場合はアンケートご記入のお願いをしましょう。

「これで本日のセミナーを終了します。」などの案内の後は、すぐ帰ってしまう方もいらっしゃるので、会を閉じる言葉を挟まずにアンケートご記入タイムに進行することが、回答率アップのコツです。

記入後はスタッフに渡すのか、裏返してお席に置いていただくか、などのアナウンスも忘れず行います。また、アンケート記入中もBGMをかけることをお勧めします。

講師への個別に質問したい方もいらっしゃると思うので、質問しやすい雰囲気をこころがけましょう。

スケジュール チェック項目 チェック
前日まで お申込者様リストを営業に共有
準備物 ドリンク
配布物
案内張り紙
会場設営
(開会30分前~)
テーブル・椅子
掃除
空調
BGM
会場の設備案内投影
受付(開会15~30分前) 名刺トレイ
ボールペン数本
出欠チェック表
受付終了後案内張り紙
名札
開会時 照明確認
休憩中 BGM

さいごに

いかがでしたでしょうか。セミナー運営になれるまでは、当日はやはりバタバタしてしまうものですので、チェックリストの用意をお勧めします。 また、業種やセミナーの目的によって、準備するものなども変わってくると思いますので、ご紹介したような内容を参考にしつつ、自社にあったチェックシートを作成してみてください。

快適にセミナーの講演内容を聞いていただける空間を作ることで、お客様との信頼関係や、その後の商談などに貢献できるセミナー運営をおこないましょう。

セミナー開催のための実践ノウハウBook

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